Hei, alle katalogkontakter. Kopi til bibliotekledere, til informasjon.

Noen poster i Alma ble overskrevet

For en del tid tilbake var noen så uheldige å kjøre en import av elektroniske ressurser som dessverre overskrev noen eksisterende Alma-poster som i utgangspunktet gjaldt trykte ressurser. Det framstod dermed som om det feilaktig var lagt på Holdings/items på elektroniske poster.

Det er dessverre vanskelig for oss å oppdage når slike uhell skjer. Men så langt har vi ikke kunnet se at det har skjedd flere ganger.

For å forhindre slik hendelser vil vi advare mot å kjøre importer til Alma. Hvis det er behov for å kjøre en import, må dere kontakte Unit via brukerstøtten her: https://support.bibsys.no/ eller epost til support@bibsys.nomailto:support@bibsys.no.

Noen av medlemmene i konsortiet har den siste tiden ryddet i disse postene, så mye er allerede ferdig. Takk til UBO som tok initiativ til jobben og til de som deltok i ryddingen.

Dere andre bør sjekke egen instans. Det vil fortsatt kunne være poster hvor de større institusjonene ikke har noen Inventory og som derfor ikke har blitt ryddet.

Veiledning for å sjekke egen instans

Antakelig vil dere ikke finne noen store mengder, men vi anbefaler at dere ser etter.

Det gjør dere på følgende måte: Du søker i Advanced search som vist i bildet nedenfor:

[cid:image001.jpg@01D589B3.90DEA7C0]

Når du har fått en treffliste velger du export til Excel under dette ikonet: [cid:image003.png@01D589BD.86D8FF50] Du får da en fil med poster hvor det vil kunne finnes både elektronisk og fysisk Inventory. I denne sammenhengen er vi ute etter de som har «physical»

Den excelfila du får, laster du ned og lagrer. Gå inn på fila og finn kolonnen med Availability. (Du får en ganske omfattende excel-fil med mange kolonner du ikke trenger i denne sammenheng. Du kan godt fjerne kolonner du ikke har bruk for. Den du trenger her er den som heter «Availability» og «MMSID».) Velg denne og sorter lista slik at du får alle physical version» samlet. Jeg har brukt «Sorter fra Å til A, så får jeg Physical version samlet øverst. Resten kan du fjerne. Du vil nå finne et begrenset antall poster som du søker opp i Alma (med MMSID) og retter: Editer posten, velg View versions, finn den riktige posten og velg Restore. Ta deretter Save and release.

Gjør det samme med alle postene. Du må sjekke versjonene og velge en god en. Velg Restore, deretter Save and release. (Vær oppmerksom på at noen av disse elektroniske vil kunne være en post som gjelder en CD-rom el.l. Disse er som regel korrekte og unødvendig å rette. Husk at det du gjør her, gjør du for hele konsortiet. Når du har rettet posten, vil den neste som søker opp i sin instans ikke få opp posten fordi den alt er rettet.

Noen ganger vil dere oppleve at dere har to typer Inventory på samme post, både portfolio og holding/item. Det skal jo ikke forekomme. Disse bør derfor ryddes. Sjekk alltid historikken (View versions) på slike poster for å se om hva posten egentlig er av type.

Som alltid, si fra hvis dere vil ha mer hjelp eller har spørsmål. 😊

Vennlig hilsen Anne Munkebyaune Unit