Hei Viser til e-post (se under) som ble sendt ut til Alma-ansvarlige 17. juni om sletting av kobling mellom låntaker og fjernlånsbestillinger. Vi har oppdatert personvernerklæringen til å reflektere at informasjon om låne- og bestillingshistorikk kan bli lagret i en begrenset periode av administrative hensyn. http://www.bibsys.no/produkter-tjenester/produkter/soketjenesten-oria/person... Engelsk versjon: http://www.bibsys.no/privacy-policy/ Vi har lagt ut personvernerklæringen i den generelle instansen av Oria, men det er opp til hver enkelt institusjon å velge om de vil bruke den personvernerklæringen BIBSYS har utarbeidet eller om dere vil utvikle deres egen. Vi anbefaler sterkt å legge ut en personvernerklæring i Oria og BIBSYS vil kunne bistå med dette ved behov. Da BIBSYS av og til får henvendelser som relaterer seg til dette vil vi gjerne ha tilbakemelding på om institusjonen tar i bruk personvernerklæringen fra BIBSYS, utvikler sin egen eller ikke legger ut en personvernerklæring. Dette meldes inn til BIBSYS Brukerstøtte (support@bibsys.no) MVH BIBSYS Den 17.06.2016 09:25, skrev bibdrift:

Behandling av personopplysninger i Alma er omfattet av Personopplysningsloven (POL) og reguleres av databehandleravtalen. BIBSYS er definert som databehandler, mens institusjonene er behandlingsansvarlig. Lovverket tillater at historikken lagres i begrenset tid, men ikke "lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen" (POL § 28). Det er behandlingsansvarlig som må ta en selvstendig vurdering på hvor lenge det er nødvendig å oppbevare lånehistorikk med kobling til låntaker.

I Alma er det jobber som kan kjøres daglig eller ukentlig for å gjennomføre anonymisering på historikk av vanlig lån, fjernlån og erstatningskrav. Vi er gjort oppmerksom på at anonymiseringsjobben for fjernlån har vært deaktivert over en tid, og dette har medført at informasjon om sluttbruker og bestilling ikke har blitt slettet. Denne jobben heter "Anonymize resource sharing requests", og den sletter kobling mellom sluttbruker og bestilling for inaktive fjernlånsbestillinger. Det er viktig at denne jobben er påslått for å ivareta Databehandleravtalen og POL. BIBSYS vil nå aktivere denne jobben for alle institusjoner, og setter opp at den skal kjøres ukentlig. Etter denne aktiveringen vil alle tre anonymiseringsjobbene være aktiv. Å kjøre anonymiseringsjobben én gang i uka mener vi er innenfor regelverket, ettersom vi trenger låntakerinformasjonen for avviste bestillinger for videre ekspedering.

Merk: Når fjernlånsbestillinger anonymiseres så anonymiseres også bestillinger med status /Rejected by partner/, dette er omtalt i FAQ for Alma under fjernlån. I de fleste tilfeller vil en her ønske å bevare kobling til låntaker for å kunne bestille fra en annen partner. Anonymiseringsjobben vil kjøres hver søndag, så det er viktig at det ikke ligger igjen avviste /borrowing requests/ som ikke er videresendt på fredag ettermiddag. Skulle man likevel på mandag oppdage at låntaker har blitt slettet på en bestilling man ikke rakk å ekspedere videre, kan man ta ut rapport fra Alma Analytics som vil kunne gi informasjon om låntaker. BIBSYS vil komme med veiledning for hvordan man tar ut en slik rapport. -- Vennlig hilsen BIBSYS

----------------------------------------------------- bibdrift@bibsys.no BIBSYS, Library Automation System http://www.bibsys.no N-7491 Trondheim Tlf.: +47 958 24 000 Fax: +47 73 59 68 48

_______________________________________________ Alma_ansvarlig mailing list Alma_ansvarlig@bibsys.no http://epostlister.bibsys.no/mailman/listinfo/alma_ansvarlig