Mars 2018 - Bibliotekledere

FFB-statistikken for rapporteringsåret 2017
by bibdrift 10 Apr '18

10 Apr '18

Hei Det er snart tid for årets innrapportering av FFB-statistikken. Nasjonalbiblioteket kommer til å sende ut informasjon om dette ganske snart med tilgang til skjema for innrapportering. Basert på skjema for rapporteringsåret 2017 har BIBSYS revidert rapportene for de tallene som kan hentes fra biblioteksystemet. Rapportene har blitt gjennomgått og kvalitetssikret av institusjoner i konsortiet (stor takk til disse). Informasjon om FFB-statistikken og veiledning for hvordan tallene hentes ut finner du på denne siden: https://www.bibsys.no/hjelp/alma-biblioteksystem/ffb-statistikk/ Tall for institusjonsarkivene (BIBSYS Brage) blir sendt ut separat på epostlisten for konsortiet. -- Vennlig hilsen BIBSYS *Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan* ICT Services for Education and Research M: (+47) 958 24 000

1 1

Informasjon om opprettelse av nye arbeidsgrupper knyttet til Alma
by BIBSYS 15 Mar '18

15 Mar '18

Hei, Vedlagt følger informasjon om opprettelse av nye arbeidsgrupper knyttet til Alma. Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan M: (+47) 404 53705

1 0

Informasjon om første runde av årets NERS-avstemning
by bibdrift 15 Mar '18

15 Mar '18

Hei, Første avstemningsrunde for foreslåtte endringsforslag til NERS (New Enhancements Request System) nærmer seg, og her kommer litt informasjon om prosessen for dette. Se vedlagte infobrev. Med vennlig hilsen *Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan* ICT Services for Education and Research Avd. BIBSYS M: (+47) 958 24 000

1 0

Forberedelser til GDPR ved Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan avdeling BIBSYS
by bibdrift＠bibsys.no 14 Mar '18

14 Mar '18

EUs forordning for personvern, The General Data Protection Regulation (GDPR), blir norsk lov i 2018 og de nye personvernreglene trer i kraft i mai. Det betyr at vi får nye regler for personvern i Norge. Det nye regelverket gir virksomheter nye plikter og enkeltpersoner nye rettigheter. Her følger informasjon om forberedelser til GDPR ved Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan avdeling BIBSYS (KDTO/BIBSYS). Oversikt over databehandlinger Dagens lovverk og GDPR krever en oversikt over databehandlinger og hjemmelsgrunnlag for behandling av personopplysninger. Vi oppdaterer og kvalitetssikrer vårt register over tjenester i henhold til krav stilt i GDPR. KDTO/BIBSYS vil også kvalitetssikre vårt register over avtalepartnere, tjenester og kontaktpunkt. Vi vil involvere avtalepartnerne i dette arbeidet. Mer informasjon kommer. Personvernerklæring KDTO/BIBSYS etablerer/fornyer tjenestenes personvernerklæring innen 25.mai. Avtaleverk - databehandleravtaler KDTO/BIBSYS vil ta initiativ til nye databehandleravtaler for tjenestene. Vi prioriterer dette arbeidet ut fra personvernrisiko og administrativ kapasitet. Vi vurderer det slik at der vi har eksisterende databehandleravtaler er disse dekkende i en overgangsfase, gitt en plan for å revidere disse i henhold til GDPR. Fokus er derfor på kort sikt, innen 25.mai, å etablere nye avtaler for tjenestene Brage, Pensumlistesystem og MOOC. Eksisterende databehandleravtale for Alma/Oria vil bli revidert deretter. GDPR har krav til utforming av databehandleravtale som ikke fanges opp i publisert mal fra Datatilsynet per dags dato. KDTOs sekretariat for informasjonssikkerhet har utarbeidet en sjekkliste for nye databehandleravtaler og publisert et forslag til mal i henhold til krav i GDPR. Arbeidet er kvalitetssikret i samråd med institusjoner i sektoren. KDTO/BIBSYS vil benytte denne malen ved etablering av nye databehandleravtaler. Lenke til sjekkliste for databehandleravtaler og forslag til nytt malverk: <https://www.uninett.no/infosikkerhet/databehandleravtaler> https://www.uninett.no/infosikkerhet/databehandleravtaler. Dialog angående avtaler går via tjenesteansvarlig ved KDTO/BIBSYS. Vi ønsker at henvendelser rutes via sakssystemet til brukerstøtte. Avtaleverk - samtykker Under GDPR - som i dagens situasjon - er behandlingsansvarlig (les: institusjonene) ansvarlig for å etablere samtykke der dette benyttes som behandlingsgrunnlag for personopplysninger i tjenestene. Vi forutsetter at samtykke er dokumentert av behandlingsansvarlig på vegne av den registrerte, og at samtykkene blir oppdatert i henhold til krav stilt i GDPR. Merk krav til utforming og innhenting av samtykke - se <https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/overordnet-om-rettighete…> https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/overordnet-om-rettighete…. Oppdatering av tjenester og rutiner GDPR definerer rettigheter for den registrerte som må sikres både i tjenesten og i kjeden mellom behandlingsansvarlig og databehandler. Målet er at tjenestene skal ivareta rettighetene mest mulig innebygd og automatisert. I enkelte tilfeller vil det være behov for manuell rutine hos behandlingsansvarlig og databehandler for å møte en rettighet. Eksempelvis kan tilbaketrekking av et samtykke fordre manuell behandling for enkelte tjenester. Tjenesteansvarlig må sammen med behandlingsansvarlig definere eventuelle manuelle rutiner for tjenesten. Alle våre tjenester, rutiner og verktøy vil ikke være fullt tilpasset alle krav i GDPR innen 25.mai, men vi skal ha en plan for videre arbeid og vi skal kunne møte et eventuelt tilsyn. Oppgavene må prioriteres ut fra personvernrisiko og vurderes opp mot øvrige oppgaver. Internkontroll BIBSYS har anvendt NTNUs system for internkontroll frem til overgangen til KDTO. KDTO vil etablere et nytt system for internkontroll for organisasjonen som helhet. Dette er et arbeid som vil ta noe tid. Innen et felles system er etablert vil kritiske rutiner være på plass, eksempelvis rutine for hendelseshåndtering og varsling. Personvernombud KDTO er i prosess med å etablere et personvernombud. Kontaktpunkt hos oss Alle henvendelser angående GDPR ønskes via sakssystemet til KDTO/BIBSYS brukerstøtte. Se <http://support.bibsys.no/> http://support.bibsys.no/. Vennlig hilsen Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan ICT Services for Education and Research Avd. BIBSYS

1 0

Innspill til diskusjon under BIBSYS-konferansen
by bibdrift＠bibsys.no 13 Mar '18

13 Mar '18

Hei, På BIBSYS-konferansens første dag, den 20. mars fra kl 1200 - 1300, vil Rådgivende gruppe for Biblioteksystemkonsortiet gi en kort orientering om arbeidet som er gjort etter BIBSYS-konferansen i 2017 og samtidig presentere videre planer for 2018. Andre halvdel av sesjonen vil organiseres som panel der det åpnes for spørsmål, og der også BIBSYS v/seksjonsleder Jone Thingbø deltar. Gruppen ønsker diskusjon rundt flere tema i panelet, og inviterer derfor til å tenke gjennom tema som nevnt nedenfor i forkant av konferansen, og sende ev. innspill til Rådgivende gruppe på følgende adresse <mailto:support@bibsys.no> support(a)bibsys.no innen fredag 16. mars kl 12. Tema: Deling av kunnskap - Har man klart å legge til rette for delingskultur? BIBSYS -konferansen - Svarer programmet til dine forventninger om BIBSYS-konferansen som faglig møteplass? Arbeidsgrupper: - Hvordan sikre medvirkning og interaksjon mellom arbeidsgruppene og konsortiet? Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan - Hvilke forventninger har du til det nye organet og BIBSYS sin plass i dette? Vennlig hilsen Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan ICT Services for Education and Research Avd. BIBSYS M: (+47) 958 24 000

1 0