May 2018 - Bibliotekledere

Informasjon om forberedelser til GDPR ved Unit avdeling BIBSYS
by bibdrift＠bibsys.no 31 May '18

31 May '18

Ref utsendt informasjon om forberedelser til GDPR ved Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning avdeling BIBSYS, datert 14.03.18. BIBSYS lovte i tidligere kommunikasjon å ha personvernerklæringer og databehandleravtaler for prioriterte tjenester på plass innen 25.mai. Vi kom ikke i mål på dato og beklager sen kommunikasjon angående dette. Følgende epost redegjør for status og nye datoer. Dato for ikrafttredelse av GDPR i Norge og EØS Det har vært allment kjent at GDPR ikke ville tre i kraft innen 25.mai på grunn av forsinkelser i EØS. I siste melding <https://www.regjeringen.no/no/tema/lov-og-rett/innsikt/ny-personopplysnings…> fra Regjeringen, datert 23.mai, informeres det om at dette nå tidligst vil skje i juli, dato ikke spesifisert. Det ryktes også at det kan forskyves til august/september. Vi legger til grunn 1.juli for vårt arbeid med personvernerklæringer og databehandleravtaler. Status for databehandleravtale mellom institusjonene og Unit avd BIBSYS Felles databehandleravtale for våre tjenester vil bli sendt ut til institusjonene for signering snarest mulig, og vil inneholde vedlegg som beskriver hver enkelt tjeneste. Vi inkluderer alle våre tjenester i avtalen, ikke et utvalg prioriterte tjenester som tidligere kommunisert. Avtalen baserer seg på en GDPR-mal utviklet av Samarbeidsgruppen for GDPR i UH-sekoren, under ledelse av Sekretariatet for informasjonssikkerhet (en del av Unit, tidligere Uninett). Malen er således forankret i sektoren med bidrag fra flere institusjoner. Våre tilpasninger i forhold til opprinnelig mal er vurdert av jurist i Sekretariatet for informasjonssikkerhet. Utkast til databehandleravtale er nå til gjennomsyn hos Rådgivende gruppe for biblioteksystemkonsortiet og til styringsgruppen for Bragekonsortiet, med kommentarfrist 6.juni. Avtaleteksten er så langt vurdert som tilfredstillende av UiB og NTNU, med enkelte kommentarer på tjenestebeskrivelsene. Siste frist for utsending av avtale til institusjonene: mandag 18.juni. Før databehandleravtalen mellom institusjonene og Unit avd BIBSYS legges ut for signering ønsker vi en viktig avklaring i forhold til egen avtale med Ex Libris, spesifikt angående lokasjon for databehandling. Se punkt 2) nedenfor. Status for databehandleravtale mellom Unit avd BIBSYS og Ex Libris 1) Som tidligere kommunisert har Ex Libris sendt epost om GDPR til enkelte institusjoner angående signering av GDPR-tillegg, hvor bakgrunnen er at disse institusjonene har en direkte avtale om tjenester levert fra Ex Libris. Eposten må da følges opp av respektive institusjoner. Institusjonene skal i alle tilfeller signere egen databehandleravtale med Unit avd BIBSYS for de tjenester som leveres fra Unit avd BIBSYS (og hvor Ex Libris er underleverandør). 2) En gjennomgang av Ex Libris sitt forslag til ny databehandleravtale samt dialog senest datert 23.mai, viser at Ex Libris ønsker endring i eksisterende vilkår angående lokasjon for databehandling samt prosess for godkjenning av endringer knyttet til underleverandørene. Vi har forelagt saken for Rådgivende gruppe for biblioteksystemkonsortiet den 25.mai, og har fått tilråding om å eskalere saken ovenfor Ex Libris for å forsvare etablerte premiss. Per dags dato gjelder derfor eksisterende databehandleravtale med Ex Libris, og vi vil signere ny avtale når forhandlingene er i mål. Trekker denne saken ut i tid vil vi sende ut vår databehandleravtale med etablerte forutsetninger for signering, og justere vilkårene i denne med en endringsmelding i etterkant. Vi overholder derfor frist 18.juni nevnt ovenfor. Status for personvernerklæringer Unit avd BIBSYS har utformet standard personvernerklæringer for alle våre tjenester. Vi vil som tidligere meldt legge disse på våre hjemmesider og lenke til disse fra tjenestene. Personvernerklæringene har en mangel i form av at de ikke unikt adresser hver enkelt behandlingsansvarlig og deres kontaktpunkt. Erklæringene er ellers formet etter en felles mal slik at beskrivelsene vil være noe stereotypiske, og teksten adresserer flere kategorier brukere samtidig. Dette anser vi som ting vi må leve med inntil videre. Personvernerklæringene legges ut til review for styringsgruppene for tjenestene, tilsvarende som for databehandleravtalen. På grunn av begrenset juridisk kapasitet hos styringsgruppene er det positivt om flere vil bidra med kvalitetssikring før vi publiserer. Det er viktig at review av "malen" gjennomføres av juridiske ressurser med kompetanse på personvern og GDPR, og at den konkrete tjenestebeskrivelsen ettergås av ressurser som kjenner tjenestene. Vi ber om at review legger vekt på følgende utadrettede tjenester: Oria, MOOC og Pensumlistesystemet. Dokumentene er åpnet for anonyme kommentarer; så vennligst tilkjennegi institusjon og navn først i kommentaren. Personvernerklæringene legges herved ut til kommentar med følgende lenker og kort kommentarfrist 6.juni. Tjeneste Dokumentlenke Alma <https://docs.google.com/document/d/1amJ35DHznfrTkoZCdVDlVwd__CfM_aSJuPtkWak…> https://docs.google.com/document/d/1amJ35DHznfrTkoZCdVDlVwd__CfM_aSJuPtkWak… Oria (prioritert) <https://docs.google.com/document/d/1E3sOeeLB7H8W8HP5STTHzKYwMW-Ig99xYoqeAfP…> https://docs.google.com/document/d/1E3sOeeLB7H8W8HP5STTHzKYwMW-Ig99xYoqeAfP… Pensumliste (prioritert) <https://docs.google.com/document/d/11L2Re_chPkxicS6Gucv2jMk8xYkHYCP9FGKkZJu…> https://docs.google.com/document/d/11L2Re_chPkxicS6Gucv2jMk8xYkHYCP9FGKkZJu… Felles autoritetsregister <https://docs.google.com/document/d/1KKAIm1E3uRT8H8MB3RAhBOtMW5akiB5tSoIhn9A…> https://docs.google.com/document/d/1KKAIm1E3uRT8H8MB3RAhBOtMW5akiB5tSoIhn9A… Brage <https://docs.google.com/document/d/1--s-3Qly80jvpF6yj953qcwjuQ_1my8rMYBxlQP…> https://docs.google.com/document/d/1--s-3Qly80jvpF6yj953qcwjuQ_1my8rMYBxlQP… DLR <https://docs.google.com/document/d/1vi7z2KJo9pCDHqvahIrBs61n3tewZAVOq8t-ST2…> https://docs.google.com/document/d/1vi7z2KJo9pCDHqvahIrBs61n3tewZAVOq8t-ST2… Bird <https://docs.google.com/document/d/1nS2wEuShMWZnJQ8jDJHE1l7pbl8g5b-2wU5VE0T…> https://docs.google.com/document/d/1nS2wEuShMWZnJQ8jDJHE1l7pbl8g5b-2wU5VE0T… OJS <https://docs.google.com/document/d/1MQtVe263XfL2YMHm9Q9WPQ_ffwOrfth9KM6OM9Q…> https://docs.google.com/document/d/1MQtVe263XfL2YMHm9Q9WPQ_ffwOrfth9KM6OM9Q… MOOC (prioritert) <https://docs.google.com/document/d/1NzWHRUisWE0npnV42fk0yrkSp2rAdJBq8S8UdwK…> https://docs.google.com/document/d/1NzWHRUisWE0npnV42fk0yrkSp2rAdJBq8S8UdwK… (Publiserte personvernerklæringer vil sannsylig få ny lenke etter gjennomført kommentarrunde) Tilbakemeldinger Vi gjentar for øvrig at spørsmål eller henvendelser angående GDPR ønskes via sakssystemet til Unit/BIBSYS brukerstøtte <mailto:support@bibsys.no> . Dette gjelder også henvendelser angående den registrerte. Vennlig hilsen Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning avd. BIBSYS

1 0

Fullstendig program Åpen dag om pensumlistesystemet Leganto og påmelding
by bibdrift＠bibsys.no 31 May '18

31 May '18

Hei Fullstendig program for Åpen dag om pensumlistesystemet Leganto er nå lagt ut <http://www.bibsys.no/apen-dag-om-leganto/> http://www.bibsys.no/apen-dag-om-leganto/ Ex Libris vil demonstrere systemet og fortelle om videre planer og utvikling. OsloMet og Høgskolen i Molde vil fortelle om sine erfaringer med systemet så langt. Unit, avd. BIBSYS, vil snakke om pensumlistekonsortiet og Units rolle. Tror du at et pensumlistesystem er noe for din institusjon og du vil vite mer er du velkommen til å delta. Seminaret finner sted ved Universitetet i Sørøst-Norge, Drammen 14. juni. Det er fortsatt noen ledige plasser og mulighet til å melde seg på. Siste frist for påmelding er torsdag 7. juni. Påmelding: <http://www.bibsys.no/apen-dag-om-leganto/> http://www.bibsys.no/apen-dag-om-leganto/ MVH Unit, avd. BIBSYS

1 0

Vårt nye navn er Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning
by bibdrift＠bibsys.no 16 May '18

16 May '18

Hei, Dere mottar denne e-posten fordi dere er en kontakt eller samarbeidspartner av Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan. Tjenesteorganet ble opprettet av Kunnskapsdepartementet 1. januar 2018, og er en sammenslåing av tidligere CERES, BIBSYS og deler av Uninett. Kunnskapsdepartementet har nå offentliggjort at navnet på tjenesteorganet blir Unit Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning. Unit har ansvar for nasjonal samordning og forvaltning av IKT i universitets- og høyskolesektoren, og leverer allerede et bredt spekter av tjenester til forskning og høyere utdanning. For mer informasjon, besøk våre nettsider www.unit.no <http://www.unit.no> . Vennlig hilsen Margit Wagnild Kommunikasjonrådgiver Unit Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning M: 0047 951 98 760

1 0

Invitasjon til deltakelse i arbeidsgruppen for Oria
by Margit Wagnild 14 May '18

14 May '18

Hei, Se vedlagte invitasjon til deltakelse i arbeidsgruppen for Oria. NB: Frist for innsending av forslag til kandidater er tirsdag 22. mai. Vennlig hilsen Unit Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning

1 0

Ny kostnadsmodell - Rydding i brukere
by Bibdrift 04 May '18

04 May '18

Vennligst se vedlegg om rydding i Alma-brukere for tilpasning til ny kostnadsfordelingsmodell for konsortiet. NB: Fristen for ryddejobben er 18. mai. Med vennlig hilsen BIBSYS Brukerstøtte Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan https://support.bibsys.no/

1 0

Åpen dag om pensumlistesystemet Leganto
by Emmanuelle Dabin 04 May '18

04 May '18

Hei, Det er fortsatt mulig å melde seg på Åpen dag om Leganto 14. juni i Drammen. Påmeldingsskjema finner du på denne siden: <http://www.bibsys.no/apen-dag-om-leganto/> http://www.bibsys.no/apen-dag-om-leganto/ Møtet vil ikke bli streamet. Mvh Emmanuelle Dabin Tjenesteekspert Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan ICT Services for Education and Research Fra: Pensum <pensum-bounces(a)bibsys.no <mailto:pensum-bounces@bibsys.no> > På vegne av bibdrift(a)bibsys.no <mailto:bibdrift@bibsys.no> Sendt: tirsdag 17. april 2018 10.11 Emne: [Pensum] Åpen dag om pensumlistesystemet Leganto Vil du vite mer om pensumlistesystemet Leganto? Arbeider du med pensum ved din institusjon enten gjennom biblioteket eller som en del av administrasjonen? Lurer du på hva et pensumlistesystem er og hva det kan bidra til? 14. juni arrangerer vi åpen dag om pensumlistesystemet Leganto. Arrangementet finner sted ved Høgskolen i Sørøst-Norge, avd. Drammen. Leganto er et verktøy for studenter, forelesere og bibliotekarer som sørger for mer helhetlige pensumlister, enklere opprettelse og vedlikehold av pensumlister og enklere tilgang til dokumentene som inngår i pensumlisten. Leganto benyttes av 10 universiteter og høgskoler, og er tett knyttet til biblioteksystemet Alma, søkesystemet Oria og læringsplattformer, som for eksempel Canvas. Leganto er et moderne pensumlistesystem som utvikles av Ex Libris, og er en tjeneste som Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan, avd. BIBSYS leverer til Universitets- og høgskolesektoren. På den åpne dagen vil du få vite mer om systemet, erfaringer fra de som har tatt det i bruk og organiseringen av tjenesten. Tentativt program: * Ex Libris forteller om pensumlistesystemet; hva, hvorfor og hvordan * Ex Libris forteller om fremtidige planer for pensumlistesystemet: Leganto - beyond the horizon * Erfaringer fra to av institusjonene som har tatt i bruk pensumlistesystemet * Informasjon om pensumlistekonsortiet ved Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan, avd. BIBSYS * Åpen klasse - svar på spørsmål Det vil bli rikelig med pauser for erfaringsutveksling med andre. Påmeldingsskjema finner du på denne siden: <http://www.bibsys.no/apen-dag-om-leganto/> http://www.bibsys.no/apen-dag-om-leganto/ Ved stor pågang forbeholder vi oss muligheten til å begrense antall deltakere fra hver institusjon. Asbjørn Risan Tjenesteansvarlig Leganto M: (+47) 95 88 41 31 Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan avd. BIBSYS

1 0