Oktober 2017 - Bibliotekledere

Re: [Bibliotekledere] [Raadgivendegruppebib] BIBSYS fusjonsprosess og årsavgift for deltagelse i Biblioteksystemkonsortiet for 2018
by Frode Arntsen 31 Okt '17

31 Okt '17

Hei alle, Grunnet sykdom blir det utsendelse i morgen. *** Frode Arntsen +47 918 97 502 Fra: Raadgivendegruppebib <raadgivendegruppebib-bounces(a)bibsys.no> på vegne av "frode.arntsen(a)bibsys.no" <frode.arntsen(a)bibsys.no> Dato: mandag 30. oktober 2017 11:50 Til: Bente Kvame Hadland <bente.hadland(a)museumstavanger.no>, "bibliotekledere(a)bibsys.no" <bibliotekledere(a)bibsys.no> Kopi: "ledergruppe(a)bibsys.no" <ledergruppe(a)bibsys.no>, Ragnhild Rohde <ragnhild.rohde(a)bibsys.no>, Rådgivende Gruppe <raadgivendegruppebib(a)bibsys.no> Emne: Re: [Raadgivendegruppebib] BIBSYS fusjonsprosess og årsavgift for deltagelse i Biblioteksystemkonsortiet for 2018 Hei alle, Vi er i ferd med å sluttføre det årlige brevet om årlig avgift – det går ut i løpet av dagen eller i morgen. Kort fortalt vil avgift for 2018 i hovedsak bli som i 2017 (og tidligere) med unntak av minsteavgift som økes i tråd med hva som er tidligere meddelt. Det kan være endringer som følge av endringer i grunnlaget for beregningene, men modellen er ikke endret. Jeg beklager at informasjonen ikke er meddelt, men fusjonsprosessen er tidkrevende og tar en del oppmerksomhet – håper denne informasjonen er oppklarende for dere *** Frode Arntsen +47 918 97 502 Fra: Bente Kvame Hadland <bente.hadland(a)museumstavanger.no> Dato: mandag 30. oktober 2017 11:34 Til: "frode.arntsen(a)bibsys.no" <frode.arntsen(a)bibsys.no>, "bibliotekledere(a)bibsys.no" <bibliotekledere(a)bibsys.no> Kopi: Rådgivende Gruppe <raadgivendegruppebib(a)bibsys.no> Emne: SV: BIBSYS fusjonsprosess og årsavgift for deltagelse i Biblioteksystemkonsortiet for 2018 Hei. Er det kome noko endeleg avklaring på denne saka for 2018? Eg kan ikkje sjå at det er sendt ut noko meir informasjon etter denne e-posten 28.9., heller ikkje at det står noko i styremøtereferatet av 17.10. Med venleg helsing Bente Kvame Hadland Konst. Hovudbibliotekar Museum Stavanger Biblioteket Muségt. 16 4010 STAVANGER Mobiltlf.: 40728381 Tlf. sentralbord: 51842700 E-post: bente.hadland(a)museumstavanger.no<mailto:bente.hadland@museumstavanger.no> Fra: Bibliotekledere [mailto:bibliotekledere-bounces@bibsys.no] På vegne av Frode Arntsen Sendt: torsdag 28. september 2017 11.52 Til: bibliotekledere(a)bibsys.no Kopi: Rådgivende Gruppe <raadgivendegruppebib(a)bibsys.no> Emne: [Bibliotekledere] BIBSYS fusjonsprosess og årsavgift for deltagelse i Biblioteksystemkonsortiet for 2018 Hei alle, Som dere vel er kjent med så har Kunnskapsdepartementet besluttet at BIBSYS skal fusjoneres med CERES og deler av Uninett inn i en nyetablert organisasjon (Statlig forvaltningsorgan) med virkning fra 1 januar 2018. Hovedkontoret for den nye organisasjonen vil være i Trondheim. I denne prosessen er det mitt mål, som ansvarlig for BIBSYS og vårt samarbeid med dere, at dere ikke merker noen form for dårligere samarbeid i forbindelse med fusjonen. På lenger sikt er det et mål at dere skal få mer utbytte av samarbeidet samtidig som vi i samarbeid med miljøene fra de øvrige organisasjonene som fusjonerer, blir i stand til å gjøre deres hverdag mer effektiv og rasjonell. Det kan være hensiktsmessig å sette seg inn i Kunnskapsdepartementets nye Digitaliseringsstrategi<https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/digitaliseringsstrategi-for-univer…> (lenke). Det som i denne sammenhengen omtales som Tjenesteorgan er vår nye organisasjon. Årsavgift for deltagelse i Biblioteksystemkonsortiet Rådgivende gruppe (RG) har bedt BIBSYS utrede forslag til endret modell for kostnadsfordeling i Biblioteksystemkonsortiet. Med utgangspunkt i de forslag RGs arbeidsutvalg presenterte i sin rapport i 2016 er det gjort analyser av relevante kriterier og gjennomført simuleringer på basis av disse. I rapporten anbefaler arbeidsgruppen at det innføres en ny finansieringsmodell for Biblioteksystemkonsortiet som reflekterer bidrag til fellesskapet, de ulike behovene og de faktiske kostnadene knyttet opp mot institusjonene i konsortiet. Det foreslås et grunnbeløp på 100.000,- og at man går bort ifra dagens modell med en lineær sammenheng mellom antall studenter/ansatte og størrelse på kontingenten, da kostnadene i konsortiet i mindre grad er knyttet opp mot volumet på studenter/ansatte. Kontingenten bør isteden justeres trinnvis/progressivt. Arbeidsgruppen anbefaler at man ser på andre fordelingsmodeller som benyttes i UH-sektoren, som for eksempel benyttes av FS, Cristin, Uninett og liknende. Minimumsavgift Forslaget om å heve minimumsavgiften fra 60.000 kr til 100.000,- kr synes hensiktsmessig med en argumentasjon om at den samlede verdien av de systemer og tjenester som leveres som en del av konsortiet, etter innføringen av Alma og Oria er av en helt annen skala enn tidligere. Dette gjelder spesielt for systemets muligheter i forhold til håndtering av e-ressurser. Etter en gjennomgang av saken med RG i møte den 29 mai, har de gitt en tilråding om at minsteavgiften økes til kr 100.000,-, fordelt over to år, slik at den blir kr 80.000 for 2018 og kr 100.000 fra 2019. I sitt møte den 6 juni gjorde BIBSYS styre følgende vedtak: Styret vedtar at minimumsavgiften økes til kr 100.000 ved at den settes til kr 80.000 for 2018 og kr 100.000 for 2019. Styret ber om at det arbeides videre med forslag til kostnadsfordelingsmodell med grunnlag i Rådgivende gruppes innspill og innspill fra styret. Forslaget presenteres på neste ordinære styremøte. BIBSYS arbeider videre med kostnadsfordelingsmodellen i samarbeid med Rådgivende gruppe og tar sikte på å presentere et forslag til BIBSYS styre i møte den 16 oktober. Konsekvensene av dette vedtaket er at de institusjonene som betaler minsteavgift (kr 60.000,-) for 2017, vil få en økning til kr 80.000 for 2018 og ytterligere til kr 100.000 i 2019. Ettersom det tidligst vil fattes vedtak om ny og mer gjennomgripende kostnadsfordelingsmodell før tidligst den 16 oktober 2017, anser jeg det i skrivende stund mer sannsynlig at dagens modell blir gjeldende for 2018. Dette er imidlertid avhengig av styrets vedtak den 16 oktober. Med vennlig hilsen Frode Arntsen Direktør/General Manager BIBSYS frode.arntsen(a)bibsys.no<mailto:frode.arntsen@bibsys.no> +47 918 97 502 BIBSYS 7491 TRONDHEIM, Norway

1 0

Institusjonell pålogging til IGeLU
by bibdrift 30 Okt '17

30 Okt '17

Hei På IGeLU-konferansen i fjor ble det besluttet å åpne opp for konsortiemedlemsskap og de aller fleste av institusjonene i BIBSYS-konsortiet er nå medlemmer av IGeLU som del av et konsortie. Dette er en ny funksjonaltiet og det har tatt litt tid for iGeLU å få det tekniske og praktiske på plass, men de har nå lastet inn alle institusjonene inn i systemet som medlemmer gjennom konsortiet. Det betyr at dere skal ha fått eller kommer til å få en velkomst-epost fra IGeLU med informasjon om hvordan dere kan logge dere på, få tilgang til arkiv over presentasjoner fra tidligere IGeLU-konferanser, epost-lister m.m. Eposten inneholder også informasjon om faktura for medlemsavgiften. Da BIBSYS betaler denne sentralt på vegne av konsortiet kan dere se bort i fra denne. Hvis dere ikke har fått e-posten og ønsker å se på en presentasjon fra siste IGeLU-konferanse har vi fått tilgang til et midlertidig brukernavn og passord: Username: conference Password: ##IGeLU2017!! Web: http://igelu.org/ Merk at dette er en midlertidig pålogging som vil bli stengt om ikke så alt for lenge. -- Vennlig hilsen BIBSYS ----------------------------------------------------- www.bibsys.no <http://www.bibsys.no/%22>

1 1

Re: [Bibliotekledere] BIBSYS fusjonsprosess og årsavgift for deltagelse i Biblioteksystemkonsortiet for 2018
by Frode Arntsen 30 Okt '17

30 Okt '17

Hei alle, Vi er i ferd med å sluttføre det årlige brevet om årlig avgift – det går ut i løpet av dagen eller i morgen. Kort fortalt vil avgift for 2018 i hovedsak bli som i 2017 (og tidligere) med unntak av minsteavgift som økes i tråd med hva som er tidligere meddelt. Det kan være endringer som følge av endringer i grunnlaget for beregningene, men modellen er ikke endret. Jeg beklager at informasjonen ikke er meddelt, men fusjonsprosessen er tidkrevende og tar en del oppmerksomhet – håper denne informasjonen er oppklarende for dere *** Frode Arntsen +47 918 97 502 Fra: Bente Kvame Hadland <bente.hadland(a)museumstavanger.no> Dato: mandag 30. oktober 2017 11:34 Til: "frode.arntsen(a)bibsys.no" <frode.arntsen(a)bibsys.no>, "bibliotekledere(a)bibsys.no" <bibliotekledere(a)bibsys.no> Kopi: Rådgivende Gruppe <raadgivendegruppebib(a)bibsys.no> Emne: SV: BIBSYS fusjonsprosess og årsavgift for deltagelse i Biblioteksystemkonsortiet for 2018 Hei. Er det kome noko endeleg avklaring på denne saka for 2018? Eg kan ikkje sjå at det er sendt ut noko meir informasjon etter denne e-posten 28.9., heller ikkje at det står noko i styremøtereferatet av 17.10. Med venleg helsing Bente Kvame Hadland Konst. Hovudbibliotekar Museum Stavanger Biblioteket Muségt. 16 4010 STAVANGER Mobiltlf.: 40728381 Tlf. sentralbord: 51842700 E-post: bente.hadland(a)museumstavanger.no<mailto:bente.hadland@museumstavanger.no> Fra: Bibliotekledere [mailto:bibliotekledere-bounces@bibsys.no] På vegne av Frode Arntsen Sendt: torsdag 28. september 2017 11.52 Til: bibliotekledere(a)bibsys.no Kopi: Rådgivende Gruppe <raadgivendegruppebib(a)bibsys.no> Emne: [Bibliotekledere] BIBSYS fusjonsprosess og årsavgift for deltagelse i Biblioteksystemkonsortiet for 2018 Hei alle, Som dere vel er kjent med så har Kunnskapsdepartementet besluttet at BIBSYS skal fusjoneres med CERES og deler av Uninett inn i en nyetablert organisasjon (Statlig forvaltningsorgan) med virkning fra 1 januar 2018. Hovedkontoret for den nye organisasjonen vil være i Trondheim. I denne prosessen er det mitt mål, som ansvarlig for BIBSYS og vårt samarbeid med dere, at dere ikke merker noen form for dårligere samarbeid i forbindelse med fusjonen. På lenger sikt er det et mål at dere skal få mer utbytte av samarbeidet samtidig som vi i samarbeid med miljøene fra de øvrige organisasjonene som fusjonerer, blir i stand til å gjøre deres hverdag mer effektiv og rasjonell. Det kan være hensiktsmessig å sette seg inn i Kunnskapsdepartementets nye Digitaliseringsstrategi<https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/digitaliseringsstrategi-for-univer…> (lenke). Det som i denne sammenhengen omtales som Tjenesteorgan er vår nye organisasjon. Årsavgift for deltagelse i Biblioteksystemkonsortiet Rådgivende gruppe (RG) har bedt BIBSYS utrede forslag til endret modell for kostnadsfordeling i Biblioteksystemkonsortiet. Med utgangspunkt i de forslag RGs arbeidsutvalg presenterte i sin rapport i 2016 er det gjort analyser av relevante kriterier og gjennomført simuleringer på basis av disse. I rapporten anbefaler arbeidsgruppen at det innføres en ny finansieringsmodell for Biblioteksystemkonsortiet som reflekterer bidrag til fellesskapet, de ulike behovene og de faktiske kostnadene knyttet opp mot institusjonene i konsortiet. Det foreslås et grunnbeløp på 100.000,- og at man går bort ifra dagens modell med en lineær sammenheng mellom antall studenter/ansatte og størrelse på kontingenten, da kostnadene i konsortiet i mindre grad er knyttet opp mot volumet på studenter/ansatte. Kontingenten bør isteden justeres trinnvis/progressivt. Arbeidsgruppen anbefaler at man ser på andre fordelingsmodeller som benyttes i UH-sektoren, som for eksempel benyttes av FS, Cristin, Uninett og liknende. Minimumsavgift Forslaget om å heve minimumsavgiften fra 60.000 kr til 100.000,- kr synes hensiktsmessig med en argumentasjon om at den samlede verdien av de systemer og tjenester som leveres som en del av konsortiet, etter innføringen av Alma og Oria er av en helt annen skala enn tidligere. Dette gjelder spesielt for systemets muligheter i forhold til håndtering av e-ressurser. Etter en gjennomgang av saken med RG i møte den 29 mai, har de gitt en tilråding om at minsteavgiften økes til kr 100.000,-, fordelt over to år, slik at den blir kr 80.000 for 2018 og kr 100.000 fra 2019. I sitt møte den 6 juni gjorde BIBSYS styre følgende vedtak: Styret vedtar at minimumsavgiften økes til kr 100.000 ved at den settes til kr 80.000 for 2018 og kr 100.000 for 2019. Styret ber om at det arbeides videre med forslag til kostnadsfordelingsmodell med grunnlag i Rådgivende gruppes innspill og innspill fra styret. Forslaget presenteres på neste ordinære styremøte. BIBSYS arbeider videre med kostnadsfordelingsmodellen i samarbeid med Rådgivende gruppe og tar sikte på å presentere et forslag til BIBSYS styre i møte den 16 oktober. Konsekvensene av dette vedtaket er at de institusjonene som betaler minsteavgift (kr 60.000,-) for 2017, vil få en økning til kr 80.000 for 2018 og ytterligere til kr 100.000 i 2019. Ettersom det tidligst vil fattes vedtak om ny og mer gjennomgripende kostnadsfordelingsmodell før tidligst den 16 oktober 2017, anser jeg det i skrivende stund mer sannsynlig at dagens modell blir gjeldende for 2018. Dette er imidlertid avhengig av styrets vedtak den 16 oktober. Med vennlig hilsen Frode Arntsen Direktør/General Manager BIBSYS frode.arntsen(a)bibsys.no<mailto:frode.arntsen@bibsys.no> +47 918 97 502 BIBSYS 7491 TRONDHEIM, Norway

1 0

Undersøkelse om integrasjonsbehov knyttet til innkjøpsprosessen
by firmapost＠bibsys.no 16 Okt '17

16 Okt '17

Hei, BIBSYS gjennomfører en undersøkelse i konsortiet for å kartlegge integrasjonsbehov mellom Alma og innkjøpssystem. Resultatet fra undersøkelsen vil senere bli lagt frem for konsortiet med funn, anbefalinger og forslag til videre prosess. Undersøkelsen skal ikke oppfattes som en bestilling til BIBSYS - dette vil det legges til rette for på et senere tidspunkt. Struktur og innhold i undersøkelsen Steg Innhold Ca tid for utfylling 1 Navn på institusjon og epost til den som svarer 1 min 2 Gjeldende innkjøps- og økonomisystem, eventuelle planer om å erstatte disse. 2 min 3 Kartlegging av dagens innkjøpsprosess, med åpen beskrivelse av eventuelle endringsbehov 5-20 min * 4 Interesse for integrasjon med system relatert til innkjøp? Hvis ja, må du svare på 5 og 6. 1 min * 5 Konkrete ønsker om funksjoner 10 min * 6 Kontaktperson for videre arbeid rundt integrasjon 1 min 7 Tilbakemeldinger angående prosess og undersøkelse 2 min Hvordan besvare? Undersøkelsen bør besvares av bibliotekleder, eventuelt delegert til innkjøpsansvarlig. Det er viktig å ha god kunnskap om innkjøpsprosessen og relaterte system i biblioteket og institusjonen. Vi ber om at alle institusjoner besvarer steg 1-4 og 7. Dette vil bidra til en oversikt over hvordan innkjøp praktiseres i konsortiet. De institusjonene som er interesserte i konkrete integrasjoner må i tillegg besvare steg 5 og 6. Det tar ikke lang tid å fylle ut svarene, men enkelte steg, markert med stjerne i tidsestimatet, kan kreve interne avklaringer som gjør at man må beregne tenketid. Dette er typisk tilfelle ved beskrivelse av endringsbehov og konkretisering av ønsker rundt integrasjon. Vedlagt denne eposten er et teknisk notat som har til hensikt å beskrive integrasjonsmuligheter ut fra ulike perspektiv til innkjøpsprosessen, og er ment å være til hjelp for de institusjonene som vil grave dypere. Vi anbefaler institusjoner som vurderer integrasjon å lese gjennom dette. Notatet beskriver blant annet tilnærmingen til innkjøp ved UBO og NTNU UB. Ved fullført svar på undersøkelsen returneres en epost til adressen avgitt i steg 1. Eposten inneholder da en lenke til besvarelsen som fritt kan endres innenfor tidsfristen. Det gjør det mulig å svare i flere omganger, og gir rom for eventuelle avklaringer i egen organisasjon. Tidsfrist? Undersøkelsen lukkes 1. november kl. 0900. Spørsmål? Spørsmål til undersøkelsen kan rettes på epost til <mailto:henning.storhaug@bibsys.no> henning.storhaug(a)bibsys.no eller på tlf 922 89 188. Lenke til undersøkelsen https://goo.gl/forms/OOoaLd7Fp9YsXA5F2 Vennlig hilsen BIBSYS

1 0