October 2019 - Bibliotekledere

RDA toolkit - konsortieabonnement, neste steg for påmelding
by Anne Kristin Munkebyaune 29 Oct '19

29 Oct '19

Hei, bibliotekledere, Kopi: katalogkontakter, til orientering. Dette gjelder dere som har meldt dere på konsortieabonnementet. (35 stykker) De som ikke har meldt seg på enda, kan gjøre det når dere vil seinere. Dette kan meldes til Unit brukerstøtte. Jeg viser til eposter utsendt den 23.08.2019 og 19.09.2019. På slutten av eposten den 23.08. gjør jeg oppmerksom på at dere vil få 3 skjema til utfylling i forbindelse med abonnementet. Disse skjemaene kommer her vedlagt. Dere fyller dem ut og returnerer dem til kbane(a)ala.org<mailto:kbane@ala.org> med kopi til rdatoolkit(a)ala.org<mailto:rdatoolkit@ala.org> Som Emne for eposten setter dere: New Subscription for BIBSYS Consortia Alle 3 skjemaer sendes inn samtidig. Alle felt er obligatoriske med unntak av IP-rekke. (IP-adresse vil gjøre at dere får automatisk pålogging når dere sitter på denne adressen. Når dere sitter et annet sted vil dere måtte bruke brukernavn og passord.) Dess før dere fyller ut og sender dem inn, dess før får dere tilgang til toolkitet. Abonnementene vil løpe fra 1.november 2019 til 31.oktober 2020. Abonnementet fornyes årlig. Merk at de vil aktivere abonnementet og gjøre det tilgjengelig for dere så snart de mottar de 3 skjemaene. Mao, de dagene før 1. november som dere har tilgang blir gratis. 😊. Så det lønner seg å sende dem snart inn. Om de to av dere som har meldt fra at dere har abonnement, men ønsker å gå over til konsortietabonnement sier de: “For the 2 institutions on your list that already have active accounts, I’ll be sure to renew them through October 31, 2020 so that they do not lose access.” Jeg tror jeg anbefaler at dere også selv sier fra til dem hva dere ønsker når dere sender inn de 3 skjemaene. Lykke til med påmeldingene! Som alltid er det bare å spørre hvis dere lurer på noe. Vennlig hilsen Anne Munkebyaune Unit

1 1

Poster som har blitt overskrevet ved en feil import
by Anne Kristin Munkebyaune 24 Oct '19

24 Oct '19

Hei, alle katalogkontakter. Kopi til bibliotekledere, til informasjon. Noen poster i Alma ble overskrevet For en del tid tilbake var noen så uheldige å kjøre en import av elektroniske ressurser som dessverre overskrev noen eksisterende Alma-poster som i utgangspunktet gjaldt trykte ressurser. Det framstod dermed som om det feilaktig var lagt på Holdings/items på elektroniske poster. Det er dessverre vanskelig for oss å oppdage når slike uhell skjer. Men så langt har vi ikke kunnet se at det har skjedd flere ganger. For å forhindre slik hendelser vil vi advare mot å kjøre importer til Alma. Hvis det er behov for å kjøre en import, må dere kontakte Unit via brukerstøtten her: https://support.bibsys.no/ eller epost til support(a)bibsys.no<mailto:support@bibsys.no>. Noen av medlemmene i konsortiet har den siste tiden ryddet i disse postene, så mye er allerede ferdig. Takk til UBO som tok initiativ til jobben og til de som deltok i ryddingen. Dere andre bør sjekke egen instans. Det vil fortsatt kunne være poster hvor de større institusjonene ikke har noen Inventory og som derfor ikke har blitt ryddet. Veiledning for å sjekke egen instans Antakelig vil dere ikke finne noen store mengder, men vi anbefaler at dere ser etter. Det gjør dere på følgende måte: Du søker i Advanced search som vist i bildet nedenfor: [cid:image001.jpg@01D589B3.90DEA7C0] Når du har fått en treffliste velger du export til Excel under dette ikonet: [cid:image003.png@01D589BD.86D8FF50] Du får da en fil med poster hvor det vil kunne finnes både elektronisk og fysisk Inventory. I denne sammenhengen er vi ute etter de som har «physical» Den excelfila du får, laster du ned og lagrer. Gå inn på fila og finn kolonnen med Availability. (Du får en ganske omfattende excel-fil med mange kolonner du ikke trenger i denne sammenheng. Du kan godt fjerne kolonner du ikke har bruk for. Den du trenger her er den som heter «Availability» og «MMSID».) Velg denne og sorter lista slik at du får alle physical version» samlet. Jeg har brukt «Sorter fra Å til A, så får jeg Physical version samlet øverst. Resten kan du fjerne. Du vil nå finne et begrenset antall poster som du søker opp i Alma (med MMSID) og retter: Editer posten, velg View versions, finn den riktige posten og velg Restore. Ta deretter Save and release. Gjør det samme med alle postene. Du må sjekke versjonene og velge en god en. Velg Restore, deretter Save and release. (Vær oppmerksom på at noen av disse elektroniske vil kunne være en post som gjelder en CD-rom el.l. Disse er som regel korrekte og unødvendig å rette. Husk at det du gjør her, gjør du for hele konsortiet. Når du har rettet posten, vil den neste som søker opp i sin instans ikke få opp posten fordi den alt er rettet. Noen ganger vil dere oppleve at dere har to typer Inventory på samme post, både portfolio og holding/item. Det skal jo ikke forekomme. Disse bør derfor ryddes. Sjekk alltid historikken (View versions) på slike poster for å se om hva posten egentlig er av type. Som alltid, si fra hvis dere vil ha mer hjelp eller har spørsmål. 😊 Vennlig hilsen Anne Munkebyaune Unit

1 0

Re: [Bibliotekledere] NERS-avstemning 2019
by Brukerstøtte 02 Oct '19

02 Oct '19

Her kommer informasjon om prosessen rundt andre stemmerunde i NERS. Ved fordeling av konsortiets stemmer før stemmerunde 2 ble følgende hensyn tatt: * Konsortiets prioritering fra stemmerunde 1. * Kompleksitetspoeng. * Alle forslag er tilegnet et gitt antall kompleksitetspoeng fra Ex Libris. Ex Libris har denne gang forpliktet seg til å utføre forbedringer tilsvarende 175 kompleksitetspoeng (ett kompleksitetspoeng tilsvarer omtrent ett dagsverk med utvikling). * Hva som er realistisk mulig å få igjennom basert på allerede avgitte stemmer. * Avstemmingen er åpen med kontinuerlig oppdatering av resultater og vi leverer konsortiets stemmer så tett opptil fristen som mulig. Dette medfører også at vi ikke gir poeng til forbedringsforslag som allerede er sikret å komme med. Konsortiets totalt 7000 stemmer ble fordelt slik i runde to: RequestID Tittel Kompleksitets-poeng Antall stemmer fra konsortiet 6430 Enhancing security and management of API keys 50 1750 5631 User profile - Add field for last active date 5 1750 5632 Automate Borrowing Request Processes 10 1900 5340 Option to not show related holdings locations 15 1600 Sluttresultatet ble slik (konsortiets foretrukne i grønt): RequestID Tittel Kompleksitets-poeng Totalt antall stemmer 5790 Provide an option to view URL in CZ portfolios 30 3705 6348 Split role user manager in 2: the user manager and the patron manager 20 2746 6201 Link resolver delivers physical holdings for wrong titles for PCI records 5 2693 6430 Enhancing security and management of API keys 50 2503 5054 Portfolios in an electronic collection/package should inherit data displays from the collection's service 10 2488 5631 User profile - Add field for last active date 5 2390 5340 Option to not show related holdings locations 15 2206 5632 Automate Borrowing Request Processes 10 2172 4057 Administration: Expand Repository Advanced Search Options 20 2169 5299 Add Pop-Up Notice at Scan in Items 10 2165 BIBSYS-konsortiet fikk altså gjennomslag for fem av våre foretrukne forbedringsforslag, og disse vil forhåpentligvis bli implementert i Alma i løpet av 2020. -- Vennlig hilsen Audun Skorstad og Anita Ellerås [signature_1205506728] Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning Fra: Alma_ansvarlig <alma_ansvarlig-bounces(a)bibsys.no<mailto:alma_ansvarlig-bounces@bibsys.no>> På vegne av BIBSYS Brukerstøtte Sendt: tirsdag 23. april 2019 14:13 Til: alma_ansvarlig(a)bibsys.no<mailto:alma_ansvarlig@bibsys.no>; bibliotekledere(a)bibsys.no<mailto:bibliotekledere@bibsys.no> Emne: Re: [Alma_ansvarlig] NERS-avstemning 2019 Hei, Da er første runde i årets NERS-avstemning over. Fra BIBSYS-konsortiet kom det inn stemmer fra 45 institusjoner, med følgende stemmefordeling: [cid:image002.png@01D4F9DD.5BE4B1B0] For å sikre at de viktigste endringsforslagene ble med til runde to i NERS valgte vi å prioritere de 10 øverste forslagene (markert med grønt). Som nevnt i tidligere e-post valgte vi å gi en andel av stemmene til endringsforslag # 6430, på grunn av forbedring av sikkerheten rundt konsortiets og institusjonenes data. Sak # 5782 som fikk flest stemmer fra konsortiet ble tatt ut av lista rett før avstemningen stengte, da det ble oppdaget at dette var en NERS-sak fra i fjor som faktisk allerede var implementert i Alma. I ettertid har vi også fått beskjed om at sak # 5197 allerede er implementert. Vedlagt finner dere den totale resultatlista fra NERS, der våre prioriterte saker er markert med grønt. De 25 øverste endringsforslagene er nå sendt til Ex Libris som vil tilegne forslagene kompleksitetspoeng. Fra årets NERS-avstemning vil Ex Libris utføre forbedringer tilsvarende 205 poeng. I 2. stemmerunde vil vi fordele konsortiets stemmer basert på stemmefordelingen fra første runde og Ex Libris sin kompleksitetsvurdering, slik at vi får med flest mulig av konsortiets prioriterte endringsønsker. -- Vennlig hilsen Anita Ellerås Avdeling for forskningstjenester [signature_1205506728] Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forsking Fra: Alma_ansvarlig <alma_ansvarlig-bounces(a)bibsys.no<mailto:alma_ansvarlig-bounces@bibsys.no>> På vegne av BIBSYS Brukerstøtte Sendt: fredag 5. april 2019 13.58 Til: bibliotekledere(a)bibsys.no<mailto:bibliotekledere@bibsys.no>; alma_ansvarlig(a)bibsys.no<mailto:alma_ansvarlig@bibsys.no> Emne: [Alma_ansvarlig] NERS-avstemning 2019 Hei, Da er vi i gang med NERS-avstemning for Alma. Vi ønsker at hver enkelt institusjon stemmer på de endringsforslagene som dere mener er viktig. Dette gjøres i et eget skjema som dere finner HER<https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeTXGYxCAZDGFz6fuf7TQovD6bOPHWoxhm…>. De sakene som er anbefalt av arbeidsgruppene og Unit ligger øverst i skjemaet og er merket 'Anbefalt', deretter kommer resten av endringsforslagene. Det er mulig å velge et endringsforslag som ikke er anbefalt, men hver institusjon kan kun avgi tre stemmer. * Frist for å avgi stemmer: torsdag 11. april kl. 12:00. Etter fristen vil Unit telle opp stemmene og rangere endringsforslagene etter antall stemmer og fordele konsortiets stemmer på de fem høyest rangerte forslagene. Skjemaet inneholder kun tittel og ID på endringsforslagene. En oversikt over alle sakene inkludert beskrivelse ligger i vedlagte Excel-fil. De sakene som er anbefalt er markert med oransje i regnearket. I tillegg til ønsker som blir stemt frem av konsortiet, vil en andel av stemmene bli gitt til endringsforslag # 6430: 'Enhancing security and management of API keys', slik at denne blir sikret å komme videre til andre stemmerunde for NERS. Dette gjøres i samråd med Unit sitt hendelsesresponsteam. Vi har vurdert det dithen at endringsønsket innebærer en betydelig forbedring av sikkerheten rundt konsortiets og institusjonenes data. PS. Hvis din institusjon ikke har tilgang til Google sine system via nettverket på jobb, kan dere registrere en sak på support.bibsys.no med de tre sakene dere ønsker å prioritere. -- Vennlig hilsen Anita Ellerås Avdeling for forskningstjenester [signature_1205506728] Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forsking

1 0