Hei
Her er en statusoppdatering før sommeren. Dette er en relativt lang epost da vi har mye vi ønsker å formidle. Den er inndelt i ulike kapitler og det er informasjon om:
* Anbudsprosess og kontrakt inkl. opsjoner
* Økonomi
* Endring i ledelsesstruktur
* Infomøte for konsortiet
* IGELU-konferansen
Anbudsprosess og kontrakt
Valg av leverandør i anbudsprosessen ble gjort i mars og valget falt på Clarivate, noe som innebærer en videreføring av Alma og Oria (Primo). Med valg av leverandør går prosessen over i en ny fase med utarbeidelse av kontrakt. Dette er et pågående arbeid hvor vi får fortsatt god bistand fra innkjøpsavdelingen og juristene i Sikt. På grunn av ferien vil det bli en pause i dette arbeidet over sommeren, men det vil fortsette i Q3.
I tilbudet fra Clarivate var det noen opsjoner som konsortiet må ta stilling til. De som er relevante på nåværende tidspunkt er minimumsvarighet på kontrakten, Rapido/RapidILL (ekstra funksjonalitet knyttet til fjernlån) og lisenser på Library Open Workflow. Styret for konsortiet behandlet disse på sitt styremøte i mai.
Minimumsvarighet på kontrakten
I utgangspunktet er kontrakten på minimum 5 år før det går over i en løpende 12 måneders oppsigelsesfrist. Det betyr at det ikke er noen fast sluttdato for kontrakten. I tilbudet var det en opsjon på å øke minimumsvarigheten til minimum 8 år mot en lavere årlig prisstigning. Styret gikk inn for å utløse denne opsjonen med utgangspunkt i kostnadsvurderingen, at anbudsprosesser er krevende for konsortiet og Sikt og at den gjennomførte prosessen viste at det var stor avstand i kvalitet på de tilgjengelige systemene i markedet. Dette innebærer at vi skal ha Alma og Primo i minimum 8 år fra og med 2026. Etter denne perioden er det fortsatt 12 måneders løpende oppsigelsesfrist.
Rapido/RapidILL
Rapido/RapidILL er ekstra funksjonalitet knyttet til fjernlån integrert med Alma og Primo. Opsjonen innebærer at konsortiet kan få denne funksjonaliteten til en lavere pris enn markedspris. Forutsetningen er at beslutningen tas før ny kontraktsperiode starter (dvs før årsskiftet 2025/2026). Styret besluttet at det er et behov for økt kompetanse og kunnskap om hva disse løsningene eventuelt kan bidra med av nytteverdi for konsortiet og om det er noen praktiske/tekniske/administrative hindringer som gjør at vi ikke vil få full effekt av systemene, før man kan en beslutning om man vil innløse denne opsjonen. Det ble derfor bestemt at det skal kjøres en prosess på å skaffe et kunnskapsgrunnlag om Rapido/RapidILL før man tar en ny vurdering på styremøtet i november. Faggruppen for Fulfillment og fagpersoner i og utenfor konsortiet vil bli involvert i dette arbeidet. Denne beslutningen var i tråd med anbefalingen fra Sikt.
Library Open Workflow
Library Open Workflow (LOW) er en overbygning på API'ene til Alma og gjør det mulig å automatisere arbeidsflyter og integrasjoner uten å ha full programmeringskompetanse eller tilgang til et kjøre-/utviklingsmiljø. Inkludert i tilbudet var det 1 konsortielisens og 2 institusjonelle lisenser. Sikt vurderer det som at dette har mest nytte for de største institusjonene med behov for å kontrollere dette selv, mens de mindre institusjonene har mer sporadiske/andre behov og kan bli understøttet av Sikt i oppsett og konfigurasjon. Opsjonen i kontrakten innebærer mulighet for å anskaffe ytterligere institusjonelle lisenser. I diskusjonen på styremøtet ble det bestemt at det er behov for en testperiode for å teste ut potensialet i LOW før man vurderer behovet for eventuelle ytterligere lisenser. Over sommeren vil det derfor komme mer informasjon om LOW og der de største institusjonene (i første omgang BOTT, OsloMet og Nasjonalbiblioteket) inviteres til å søke om tilgang til en av de institusjonelle lisensene for utprøving. Resten av konsortiet vil bli invitert til å komme med forslag til behov for uttesting av konsortielisensen (som innebærer at Sikt oppretter og administrerer flyter på vegne av institusjoner i konsortiet). Oppstart av testperiode og utsending av informasjon avhenger av når vi får tilgang til den nye funksjonen.
Økonomi
Lisenskostnaden i den nye kontrakten er omtrent på samme nivå som dagens kontrakt, men ligger noe høyere. Det betyr at lisenskostnaden til Clarivate for 2026 vil være høyere enn for 2025 også justert for normal prisvekst. Det er vanskelig å si et endelig tall for hva kostnaden blir for 2026 og fremover da det avhenger av hvilke opsjoner som blir innløst og den øvrige budsjettprosessen i konsortiet. Vi vil derfor anbefale at man i planleggingen av budsjett for 2026 tar høyde for en kostnadsøkning på mellom 6% og 10%. Forhåpentligvis vil sluttresultatet være nærmere 6% enn 10%. Det er verdt å merke seg at dette er i forhold til det som ble sendt ut til konsortiet om kostnadsfordelingen på nyåret og ikke det som faktisk ble fakturert. Dette i og med at det som ble fakturert var fratrukket deler av underforbruket fra 2024. Kort fortalt: institusjonene i konsortiet ble fakturert mindre i 2025 enn den reelle konsortieavgiften. Se kolonne "Årlig avgift 2025 (x1000)" i vedlagte oversikt. Sikt og styret for konsortiet gjennomfører som vanlig budsjettprosessen i løpet av høsten.
En annen faktor er at det de siste årene har budsjettene brukt av oppsparte midler i konsortiet. Dette i tråd med anbefalinger fra biblioteklederne og styrevedtak. Kolonnen "Årlig avgift 2025 før reduksjon(x1000)" viser den reelle konsortieavgiften uten bruk av oppsparte midler. Oppsparte midler er en begrenset ressurs og styret diskuterte dette på styremøte i mai. I kommende budsjettprosess vil det bli utarbeidet en plan for normalisering av budsjettet og bruk av de resterende midlene i konsortiet.
Endring i ledelsesstruktur i avdeling for Forskning og kunnskapsressurser i Sikt
Ved opprettelsen av Sikt ble det innført en ledelsesstruktur med to-delt ledelse. Dette innebar at det var en leder for produktområdene som hadde det faglige ansvaret for leveransene, mens det var en seksjonsleder som hadde personalansvaret for de medarbeiderne som bidrar inn på et produktområde. En seksjonsleder kunne ha personalansvar for medarbeidere i flere produktområder. Produktområdet Kunnskapsressurser og bibliotektjenester (som har ansvaret for BIBSYS-konsortiet) var i samme seksjon som produktområdet Lisenser og åpen tilgang (LÅT). Konseptet med to-delt ledelse har nå blitt vurdert og det har blitt besluttet at man forlater denne modellen og går over til tradisjonell linjeledelse der leder har ansvar for både det faglige og personalmessige. Kunnskapsressurser og bibliotektjenester videreføres som en egen seksjon med Asbjørn Risan som leder, mens LÅT slås sammen med produktområdet for Forskningsinformasjon (som inkluderer Nasjonalt vitenarkiv, bibliometri m.m.). Endringen vil få effekt fra og med 1. juli.
Infomøte for konsortiet
12. juni ble det avholdt et infomøte for konsortiet. Temaer som overgang til Primo VE, status brukerimport, etikettutskrift og nytt om metadata ble presentert. Hvis man ikke fikk med seg dette informasjonsmøte så vil det bli/er publisert på nettsidene til Sikt. https://sikt.no/samstyringsmodell/bibsys-konsortiet/opptak-fra-webinarer-om… (under Generelt).
Sakspapir og referat fra møter i styret for BIBSYS-konsortiet finner dere på denne siden:
https://sikt.no/samstyringsmodell/bibsys-konsortiet /
IGELU-konferansen
IGELU-konferansen er en årlig konferanse arrangert av det internasjonale brukermiljøet for institusjoner som bruker de samme biblioteksystemene som konsortiet (Alma, Primo, Leganto m.m.). Det er en fin anledning til å bli oppdatert på det nyeste om produktene, samt høre erfaringer fra andre institusjoner. Konferansen finner sted i Siena, Italia i september. Påmeldingen er åpnet, og programmet kommer mest sannsynlig i begynnelsen av juli. Det er allerede ca 35-40 påmeldte fra Norge. BIBSYS-konsortiet er medlemmer av IGELU og kan melde seg på som IGELU-medlemmer ved å bruke koden "47BIB". Mer informasjon om konferansen finner dere her: https://igelu.org/event/igelu-2025-conference-and-developers-day-siena/
Med det ønsker jeg alle en riktig god sommer!
Asbjørn Risan
Produktområdeleder
Sikt
+47 95 88 41 31
