Til Bibliotekledere i Biblioteksystemkonsortiet,

Alma er en tøff prosess, for dere, deres ansatte og for BIBSYS. Å skifte til et nytt system med nye arbeidsprosesser og rutiner, ikke minst å forholde seg til en ny arbeidsflate er krevende. Når løsningen samtidig ikke er 100% på plass med all ønsket funksjonalitet, for eksempel rundt fjernlån, har jeg stor forståelse for at dere har hatt og har en krevende hverdag.

Det faktiske systemskiftet ved årsskiftet gikk i det store og hele som planlagt. Tiden etterpå har nok vært noe mer krevende enn mange av oss forventet. Selv må jeg innrømme at jeg på dette tidspunktet sist år forventet at vi hadde kommet lenger med å ”ferdigstille” Alma-implementeringen når vi kom til sommeren 2016 enn hva vi faktisk har maktet. Dette skyldes mange ting, som i noe grad handler om Ex Libris’ kontinuerlige utvikling av Alma (Husk at Alma er et relativt ungt produkt som er i kontinuerlig utvikling, der det fortløpende lanseres ny funksjonalitet). Delvis skyldes det at måten BIBSYS må jobbe sammen med Ex Libris rundt sammenslåing av biblioteker ifm fusjoner er langt mer arbeidskrevende enn hva vi forutså (Ex Libris har ikke gjort dette tidligere) og delvis handler det om at vi har et svært høyt antall henvendelser til vår brukerstøtte.

Når det gjelder support/brukerstøtte krever dette langt mer ressurser fra en allerede hardt presset organisasjon enn forutsett. I kombinasjon med oppfølging av løpende saker ift Ex Libris er konsekvensen av dette at BIBSYS ikke klarer å svare på og løse alle henvendelser så raskt som vi ønsker. Det er heller ikke slik at vi kan leie inn eksterne for å avhjelpe situasjonen, da det kreves omfattende kompetanse for å løse problemene.

Jeg har i egen henvendelse til lederne ved de største bibliotekene bedt de vurdere hvorvidt de har ansatte som kan bistå BIBSYS ift å håndtere brukerstøttehenvendelser i en overgangsperiode. Dette er under utredning og vil muligens avhjelpe situasjonen etter sommeren.

Summen av årlige avgifter til BIBSYS har vært uendret siden 2012, selv om enkelte av institusjonene har opplevd endringer så har totalsummen som overføres til BIBSYS ikke endret seg. De som deltok i portalkonsortiet har ikke betalt for dette etter 2013, da Oria ble introdusert for hele konsortiet. Konsekvensen av bortfall av portalkonsortiet og det at avgiften til Biblioteksystemkonsortiet ikke er regulert for lønns- og prisstigning i perioden er at BIBSYS har en ”mindreoverføring” på ca 16 millioner kroner i perioden – dvs det er en besparelse for konsortiemedlemmene på 16 millioner kroner siden 2012. Samtidig vil BIBSYS når vi ser slutten av 2016 ha betalt ca 35 millioner kroner til Ex Libris for Primo (Oria) og Alma. En stor del av dette er oppstartskostnader for Alma. Summen av dette er at BIBSYS som organisasjon har langt mindre frie ressurser som kan finansiere vår virksomhet og den støtten og hjelpen vi er innstilt på å gi dere som deltagere i konsortiet enn hva vi tidligere har hatt.

Videre utover i 2016 vil vi vurdere hvordan vi best mulig kan yte den støtte og hjelp dere trenger samtidig som vi ivaretar videre utvikling av relasjonen til Ex Libris for Alma og Primo og ikke minst sørger for at integrasjoner og tilpasninger fungerer optimalt. På nåværende tidspunkt vil jeg meddele at dere nok vil måtte forvente at avgiften for 2017 vil bli justert for lønns- og prisstigning slik denne anslås i statsbudsjettet for 2017.

Dere er muligens også kjent med at Rådgivende Gruppe (RG) har et pågående arbeid for å se på konsortiets fremtidige virksomhet/samarbeidsmodell. Dette arbeidet nærmer seg ferdigstillelse fra arbeidsutvalget og vil deretter behandles av RG før det forelegges BIBSYS.

Til slutt vil jeg be dere alle om å vurdere nøye om en henvendelse til brukerstøtte er nødvendig – har dere sjekket nettsider med informasjon/O-S-S (Ofte stilte spørsmål) før dere sender henvendelsen? Det vil avhjelpe om dere er tydelig på om en henvendelse er hastesak eller kan ligge ”på vent” slik at vi best mulig kan løs de viktigste sakene som kommer inn.

Jeg vil samtidig benytte anledningen til å ønske dere alle en god sommer og vel fortjent ferie – vel blåst og takk for innsatsen i forbindelse med overgangen til Alma!

Med vennlig hilsen

Frode Arntsen Direktør BIBSYS 91897502