- Bibliotekledere - lister.unit.no

Sommerinfo fra Sikt - BIBSYS-konsortiet
by Asbjørn Risan 25 Jun '25

25 Jun '25

Hei Her er en statusoppdatering før sommeren. Dette er en relativt lang epost da vi har mye vi ønsker å formidle. Den er inndelt i ulike kapitler og det er informasjon om: * Anbudsprosess og kontrakt inkl. opsjoner * Økonomi * Endring i ledelsesstruktur * Infomøte for konsortiet * IGELU-konferansen Anbudsprosess og kontrakt Valg av leverandør i anbudsprosessen ble gjort i mars og valget falt på Clarivate, noe som innebærer en videreføring av Alma og Oria (Primo). Med valg av leverandør går prosessen over i en ny fase med utarbeidelse av kontrakt. Dette er et pågående arbeid hvor vi får fortsatt god bistand fra innkjøpsavdelingen og juristene i Sikt. På grunn av ferien vil det bli en pause i dette arbeidet over sommeren, men det vil fortsette i Q3. I tilbudet fra Clarivate var det noen opsjoner som konsortiet må ta stilling til. De som er relevante på nåværende tidspunkt er minimumsvarighet på kontrakten, Rapido/RapidILL (ekstra funksjonalitet knyttet til fjernlån) og lisenser på Library Open Workflow. Styret for konsortiet behandlet disse på sitt styremøte i mai. Minimumsvarighet på kontrakten I utgangspunktet er kontrakten på minimum 5 år før det går over i en løpende 12 måneders oppsigelsesfrist. Det betyr at det ikke er noen fast sluttdato for kontrakten. I tilbudet var det en opsjon på å øke minimumsvarigheten til minimum 8 år mot en lavere årlig prisstigning. Styret gikk inn for å utløse denne opsjonen med utgangspunkt i kostnadsvurderingen, at anbudsprosesser er krevende for konsortiet og Sikt og at den gjennomførte prosessen viste at det var stor avstand i kvalitet på de tilgjengelige systemene i markedet. Dette innebærer at vi skal ha Alma og Primo i minimum 8 år fra og med 2026. Etter denne perioden er det fortsatt 12 måneders løpende oppsigelsesfrist. Rapido/RapidILL Rapido/RapidILL er ekstra funksjonalitet knyttet til fjernlån integrert med Alma og Primo. Opsjonen innebærer at konsortiet kan få denne funksjonaliteten til en lavere pris enn markedspris. Forutsetningen er at beslutningen tas før ny kontraktsperiode starter (dvs før årsskiftet 2025/2026). Styret besluttet at det er et behov for økt kompetanse og kunnskap om hva disse løsningene eventuelt kan bidra med av nytteverdi for konsortiet og om det er noen praktiske/tekniske/administrative hindringer som gjør at vi ikke vil få full effekt av systemene, før man kan en beslutning om man vil innløse denne opsjonen. Det ble derfor bestemt at det skal kjøres en prosess på å skaffe et kunnskapsgrunnlag om Rapido/RapidILL før man tar en ny vurdering på styremøtet i november. Faggruppen for Fulfillment og fagpersoner i og utenfor konsortiet vil bli involvert i dette arbeidet. Denne beslutningen var i tråd med anbefalingen fra Sikt. Library Open Workflow Library Open Workflow (LOW) er en overbygning på API'ene til Alma og gjør det mulig å automatisere arbeidsflyter og integrasjoner uten å ha full programmeringskompetanse eller tilgang til et kjøre-/utviklingsmiljø. Inkludert i tilbudet var det 1 konsortielisens og 2 institusjonelle lisenser. Sikt vurderer det som at dette har mest nytte for de største institusjonene med behov for å kontrollere dette selv, mens de mindre institusjonene har mer sporadiske/andre behov og kan bli understøttet av Sikt i oppsett og konfigurasjon. Opsjonen i kontrakten innebærer mulighet for å anskaffe ytterligere institusjonelle lisenser. I diskusjonen på styremøtet ble det bestemt at det er behov for en testperiode for å teste ut potensialet i LOW før man vurderer behovet for eventuelle ytterligere lisenser. Over sommeren vil det derfor komme mer informasjon om LOW og der de største institusjonene (i første omgang BOTT, OsloMet og Nasjonalbiblioteket) inviteres til å søke om tilgang til en av de institusjonelle lisensene for utprøving. Resten av konsortiet vil bli invitert til å komme med forslag til behov for uttesting av konsortielisensen (som innebærer at Sikt oppretter og administrerer flyter på vegne av institusjoner i konsortiet). Oppstart av testperiode og utsending av informasjon avhenger av når vi får tilgang til den nye funksjonen. Økonomi Lisenskostnaden i den nye kontrakten er omtrent på samme nivå som dagens kontrakt, men ligger noe høyere. Det betyr at lisenskostnaden til Clarivate for 2026 vil være høyere enn for 2025 også justert for normal prisvekst. Det er vanskelig å si et endelig tall for hva kostnaden blir for 2026 og fremover da det avhenger av hvilke opsjoner som blir innløst og den øvrige budsjettprosessen i konsortiet. Vi vil derfor anbefale at man i planleggingen av budsjett for 2026 tar høyde for en kostnadsøkning på mellom 6% og 10%. Forhåpentligvis vil sluttresultatet være nærmere 6% enn 10%. Det er verdt å merke seg at dette er i forhold til det som ble sendt ut til konsortiet om kostnadsfordelingen på nyåret og ikke det som faktisk ble fakturert. Dette i og med at det som ble fakturert var fratrukket deler av underforbruket fra 2024. Kort fortalt: institusjonene i konsortiet ble fakturert mindre i 2025 enn den reelle konsortieavgiften. Se kolonne "Årlig avgift 2025 (x1000)" i vedlagte oversikt. Sikt og styret for konsortiet gjennomfører som vanlig budsjettprosessen i løpet av høsten. En annen faktor er at det de siste årene har budsjettene brukt av oppsparte midler i konsortiet. Dette i tråd med anbefalinger fra biblioteklederne og styrevedtak. Kolonnen "Årlig avgift 2025 før reduksjon(x1000)" viser den reelle konsortieavgiften uten bruk av oppsparte midler. Oppsparte midler er en begrenset ressurs og styret diskuterte dette på styremøte i mai. I kommende budsjettprosess vil det bli utarbeidet en plan for normalisering av budsjettet og bruk av de resterende midlene i konsortiet. Endring i ledelsesstruktur i avdeling for Forskning og kunnskapsressurser i Sikt Ved opprettelsen av Sikt ble det innført en ledelsesstruktur med to-delt ledelse. Dette innebar at det var en leder for produktområdene som hadde det faglige ansvaret for leveransene, mens det var en seksjonsleder som hadde personalansvaret for de medarbeiderne som bidrar inn på et produktområde. En seksjonsleder kunne ha personalansvar for medarbeidere i flere produktområder. Produktområdet Kunnskapsressurser og bibliotektjenester (som har ansvaret for BIBSYS-konsortiet) var i samme seksjon som produktområdet Lisenser og åpen tilgang (LÅT). Konseptet med to-delt ledelse har nå blitt vurdert og det har blitt besluttet at man forlater denne modellen og går over til tradisjonell linjeledelse der leder har ansvar for både det faglige og personalmessige. Kunnskapsressurser og bibliotektjenester videreføres som en egen seksjon med Asbjørn Risan som leder, mens LÅT slås sammen med produktområdet for Forskningsinformasjon (som inkluderer Nasjonalt vitenarkiv, bibliometri m.m.). Endringen vil få effekt fra og med 1. juli. Infomøte for konsortiet 12. juni ble det avholdt et infomøte for konsortiet. Temaer som overgang til Primo VE, status brukerimport, etikettutskrift og nytt om metadata ble presentert. Hvis man ikke fikk med seg dette informasjonsmøte så vil det bli/er publisert på nettsidene til Sikt. https://sikt.no/samstyringsmodell/bibsys-konsortiet/opptak-fra-webinarer-om… (under Generelt). Sakspapir og referat fra møter i styret for BIBSYS-konsortiet finner dere på denne siden: https://sikt.no/samstyringsmodell/bibsys-konsortiet / IGELU-konferansen IGELU-konferansen er en årlig konferanse arrangert av det internasjonale brukermiljøet for institusjoner som bruker de samme biblioteksystemene som konsortiet (Alma, Primo, Leganto m.m.). Det er en fin anledning til å bli oppdatert på det nyeste om produktene, samt høre erfaringer fra andre institusjoner. Konferansen finner sted i Siena, Italia i september. Påmeldingen er åpnet, og programmet kommer mest sannsynlig i begynnelsen av juli. Det er allerede ca 35-40 påmeldte fra Norge. BIBSYS-konsortiet er medlemmer av IGELU og kan melde seg på som IGELU-medlemmer ved å bruke koden "47BIB". Mer informasjon om konferansen finner dere her: https://igelu.org/event/igelu-2025-conference-and-developers-day-siena/ Med det ønsker jeg alle en riktig god sommer! Asbjørn Risan Produktområdeleder Sikt +47 95 88 41 31

1 0

Informasjonsmøte for BIBSYS-konsortiet 12. juni kl. 10
by bibdrift＠sikt.no 28 Mai '25

28 Mai '25

The content of this message was lost. It was probably cross-posted to multiple lists and previously handled on another list.

1 0

Kommende webinar og litt annen informasjon
by anita.elleras＠sikt.no 02 Mai '25

02 Mai '25

The content of this message was lost. It was probably cross-posted to multiple lists and previously handled on another list.

1 0

Tildeling av kontrakt på biblioteksystemer
by Brukerstøtte 13 Mar '25

13 Mar '25

Hei, Det er i dag publisert en nyhetssak på sikt.no der vi opplyser om hvem som har blitt tildelt kontrakten på biblioteksystemer for BIBSYS-konsortiet. Valgt leverandør er Clarivate. Styret for BIBSYS-konsortiet behandlet saken på sitt møte 26. februar og fattet vedtak om valg av leverandør. Tildelingsbrevet ble sendt til leverandørene 11. mars. Kontrakten vil bli signert når klagefristen er utløpt. Den nye kontrakten har en minimumsperiode på 5 år. Det vil være mer informasjon om dette på BIBSYS-konferansen neste uke, og det vil bli publisert mer informasjon etter at klagefristen har gått ut. Du finner nyhetssaken her: https://sikt.no/aktuelt/clarivate-vant-anbudet-om-ny-kontrakt-biblioteksyst… All dokumentasjon og informasjon om anbudet finner du på nettsiden for anskaffelsen: https://sikt.no/tiltak/ny-anbudsrunde-biblioteksystem Med vennlig hilsen Asbjørn Risan Produktområdeleder Sikt

1 0

Møte om anskaffelsesprosessen - BIBSYS-konsortiet
by Asbjørn Risan 11 Mar '25

11 Mar '25

Hei Anskaffelsesprosessen nærmer seg slutten og i den forbindelse vil vi invitere til et møte med biblioteklederne. Her vil vi informere om prosessen, evalueringen og konklusjonen. Det vil også bli mulighet til å stille spørsmål. Møtet finner sted digitalt via Zoom onsdag 12/3 kl. 12.00 - 13.00. Se møtedetaljer under. Med vennlig hilsen Asbjørn Risan Produktområdeleder Sikt +47 95 88 41 31 Join from PC, Mac, Linux, iOS or Android: https://sikt-no.zoom.us/j/66781022099?pwd=C6ajc8squkUPuajpCyGbb9JpHK4hgl.1 Passcode: 904798 SIP address: sip:66781022099.904798@zoom.sikt.no H.323/SIP IP: 109.105.112.236 Meeting ID: 667 8102 2099 Passcode: 904798

1 1

NERS-avstemning Alma og Oria 2025
by Brukerstøtte 04 Mar '25

04 Mar '25

Hei, Vi nærmer oss NERS-avstemningen for Alma og Oria. Generell informasjon om NERS-prosessen finner dere her<https://sikt.no/endringsforslag-alma-oria-og-leganto> . Tidslinjen er som følger: * Mandag 10. mars: saker til avstemning offentliggjøres gjennom CERV-portalen * Sikt i samarbeid med faggruppene, går gjennom endringsforslagene og gir en anbefaling av de sakene vi mener gir størst nytteverdi for konsortiet. * 26. mars: Avstemmingsskjema sendes til konsortiet. * Frem til 4. april kl 12: Institusjonene får anledning til å stemme på saker som de mener er viktige fra sitt ståsted. De anbefalte sakene fra faggruppene vil bli markert. Det vil bli sendt ut e-post til Leganto-lista med informasjon om hvordan institusjonen avgir sine stemmer. * Fredag 4. april, kl 12: Frist for å stemme (for konsortiet). * 4. april: Sikt legger stemmer i NERS-portalen på vegne av konsortiet. Informasjon om tidslinjen for Leganto ble sendt i en separat epost, men alle fristene er like. -- Med vennlig hilsen Brukerstøtte Kunnskapsressurser og bibliotektjenester [cid:image001.png@01DB8D0E.62E3DAC0] Sikt - Kunnskapssektorens tjenesteleverandør

1 0

Velkommen til BIBSYS-konferansen 2025 - påmelding er åpnet
by Anita Kristin Ellerås 28 Feb '25

28 Feb '25

Vi har den glede å invitere til BIBSYS-konferansen 2025<https://sikt.no/arrangement/bibsys-konferansen-2025>, som vil finne sted 19. - 20. mars på Quality Hotel Panorama<https://www.strawberry.no/hotell/norge/trondheim/quality-hotel-panorama/> i Trondheim. På BIBSYS-konferansen møter du bibliotekansatte og andre fra biblioteksektoren, som alle arbeider for å gjøre kunnskap tilgjengelig. Programkomiteen har satt sammen et spennende program<https://sikt.no/arrangement/bibsys-konferansen-2025#program> (med forbehold om endringer), med en mengde interessante foredrag fra og for bibliotekansatte. Vårt mål med konferansen er å skape en arena der vi sammen kan holde oss oppdatert på de siste trendene og utviklingene i fagfeltet, og vi vil skape rom for, og oppmuntre til, faglige diskusjoner og nettverksbygging. Meld deg på innen 16. januar og få Early Bird-rabatt! * Pris før 16. januar: kr 2.900 (inkl. mva.) * Pris etter 16. januar: kr 3.400 (inkl. mva.) Påmeldingsskjema<https://atlanticmice.eventsair.com/bibsys-2025/pamelding-deltager/Site/Regi…> Påmeldingsfrist: 5. mars 2025 Se nettsiden for konferansen<https://sikt.no/arrangement/bibsys-konferansen-2025> for mer detaljer, påmelding og praktisk informasjon. -- Vennlig hilsen Anita Ellerås Kunnskapsressurser og bibliotektjenester [cid:image001.png@01DB4A1E.3C8B5480] Sikt - Kunnskapssektorens tjenesteleverandør

2 2

Kostnadsfordeling BIBSYS-konsortiet 2025
by Asbjørn Risan 22 Jan '25

22 Jan '25

Hei Kostnadsfordeling for 2025 er nå ferdig beregnet. I vedlagte oversikt vises det som vil bli lagt til grunn for faktureringen fra Sikt på bibliotektjenestene for 2025. Styret besluttet sammen med Sikt at halvparten av et eventuelt underforbruk i 2024 skulle gå til fratrekk på konsortieavgiften for 2025. Dette har vi hensyntatt i modellen og 1,5 millioner er trukket fra i det som faktureres. Kolonnen «Årlig avgift 2025 (x1000)» viser det som vil bli fakturert, mens kolonnen «Årlig avgift 2025 før reduksjon (x1000)» viser den faktiske konsortieavgiften uten fratrekk. Kostnadsfordelingsmodellen er en sammensatt modell som bruker flere faktorer for å fordele totalkostnaden mellom deltakerne i konsortiet. Faktorene som brukes er antall Alma-brukere, antall fysiske titler, antall elektronsiske ressurser, antall studiepoeng produsert, antall FOU-ansatte og ansatte i biblioteket. Ulike faktorer brukes på ulike typer institusjon. I utgangspunktet er totalbudsjettet for 2025 økt med ca 2,5 %. Når det er individuelle forskjeller på økning/reduksjon mellom institusjonene så skyldes dette at det er variasjoner i verdiene på de ulike faktorene for de enkelte institusjonene. Det kan være dine egene verdier som er endret ved at du har fått flere/færre ansatte eller titler i katalogen, men du kan også bli påvirket av at det er endringer på verdier hos andre institusjoner. Endringer på egne verdier gjør større utslag enkeltvis eller endringer på andres verdier. Det tas forbehold om feil i verdiene som kan bli justert før fakturering. Asbjørn Risan Produktområdeleder Sikt +47 95 88 41 31

1 0

Løypemelding før årets slutt - BIBSYS-konsortiet
by Asbjørn Risan 17 Des '24

17 Des '24

Hei Dette er en statusoppdatering før året går mot slutten. Styret for BIBSYS-konsortiet besluttet på sitt møte i november budsjett for BIBSYS-konsortiet for 2025. Totalrammen for budsjettet ble økt med 2,5%. Dette er mindre enn generell pris- og kostnadsvekst og mindre enn det som ble varslet i forhåndsvarselet. Styret besluttet også at deler av ett eventuelt underforbruk i 2024 skal gå til fratrekk på konsortieavgiften for 2025. Dette innebærer at det som faktureres vil være noe lavere enn det som budsjettet tilsier. Hvor mye dette utgjør vil være klart når årsregnskapet for 2024 foreligger. Normalt sett ville vi ha sendt ut en oversikt nå over hva hver enkelt institusjon vil bli fakturert i 2025 basert på den gjeldende kostnadsfordelingsmodellen i konsortiet. Det vil variere noe basert på variasjoner i de ulike faktorene som inngår i modellen. Vi har foretatt en foreløpig beregning, men det er noen faktorer som vi ønsker å kvalitetssikre før utsendelse. Det rekker vi ikke før nyttår. Oversikten vil derfor bli sendt ut i januar. Dette har vært et litt spesielt og arbeidsintensivt år. Første halvår ble det jobbet med å utarbeide en kravspesifikasjon og utlyse anbud på biblioteksystem og søkesystem. Etter sommeren har vi jobbet med å vurdere de tilbudene og anbudssvarene vi fikk inn. Dette har vært en grundig og omfattende prosess og en prosess der vi har lagt stor vekt på brukermedvirkning fra konsortiet. Styret for konsortiet er involvert, og det er opprettet en styringsgruppe med medlemmer fra styret for den løpende og operative dialogen og innspill. Saker av strategisk karakter blir løftet til styret. Vi er i en fase der vi ikke kan si så mye detaljer om prosessen. Alt som kan deles er lagt ut på denne nettsiden: https://sikt.no/tiltak/ny-anbudsrunde-biblioteksystem Den faglige delen knyttet til utarbeidelse av krav og vurdering av tilbud gjøres sammen med faggruppene i konsortiet. Jeg vil trekke frem den innsatsen som faggruppene har gjort. Faggruppene er veldig viktige i ett normalår, men de har vært uvurderlige i det arbeidet som er gjort dette året. Jeg vil takke alle som har representanter i faggruppene, og de som melder inn kandidater til faggruppene. Vi opplever at det er stor interesse for å være med i en faggruppe og at dette gir gevinst for konsortiet, Sikt og det enkelte medlem. At det er mange kandidater til faggruppene er positivt, men det betyr at det ikke er plass til alle. Jeg håper at dere fortsetter å melde inn kandidater selv om dere ikke fikk inn noen i denne runden. I mars neste år er det endelig tid for BIBSYS-konferansen igjen. Vi har fått hjelp fra en ekstern programkomite til å lage et faglig sterkt og interessant program. Programmet inneholder viktige temaer som sikkerhet og sårbarhet i bibliotek, samarbeid om samlingsforvaltning, fjernlån, metadata og katalogisering, lisensavtaler, pensumlistesystem, discovery og statistikk. Vi vil også dele gode arbeidsmetoder og tips, undersøke forskjellige aspekter ved KI i bibliotek, og mye mer. Påmeldingen er åpnet og vi håper at dere har mulighet til å sende så mange som mulig til Trondheim 19.-20. mars for faglig påfyll og en sjanse til å knytte sterke nettverk. https://sikt.no/arrangement/bibsys-konferansen-2025 Avslutningsvis vil jeg ønske alle en riktig god jul og et interessant og innholdsrikt nytt år! Asbjørn Risan Produktområdeleder Sikt +47 95 88 41 31

1 0

Informasjon om FFB-statistikken og rapporter produsert av Sikt
by Brukerstøtte 16 Des '24

16 Des '24

Hei, Det er slutten på året og straks tid for å ta ut statistikk-tallene for fag- og forskningsbibliotek 2024. Hvor ligger rapportene produsert fra Sikt? Enkeltrapportene ligger i mappen /shared/Community/Reports/Institutions/BIBSYS/ffb_statistikk_revidert_2024 i Alma Analytics. Det ligger også et Dashboard med alle rapportene samlet i /shared/Community/Reports/Institutions/BIBSYS/FFB_statistikken_dashboard_revidert_2024. Forhåndsutfylte tall i FFB-skjemaet Sikt står for den maskinelle uthentingen av rapporter til FFB-statistikken som leveres til Nasjonalbiblioteket. Dette gjelder tallene for kategorien Samlinger og kategorien Bibliotekbruk. Jobben kjøres etter planen 2. januar (senest 6. januar). Tallene hentes fra Alma Analytics og sendes over til Nasjonalbiblioteket for forhåndsutfylling i rapporteringsskjemaet. Det er ikke mulig å hente ut alle rapporteringstall maskinelt; noen må derfor fylles ut manuelt. Det er viktig å merke seg at alle bestandstall er sanntidsdata og vil kunne endre seg etter når på året analytics-rapportene åpnes. Dette er årsaken til at vi kjører jobben rett over nyttår. Vær obs på dette når tallene skal kvalitetssikres. Vi anbefaler derfor også at dere selv henter ut tall fra Analytics så tidlig som mulig på året. Veiledning til statistikken Det ligger en veiledning til rapportene som Sikt har produsert for FFB-statistikken her: https://dok.unit.no/https-//dok.unit.no/alma/analytics/veiledninger/ffb_sta…<https://dok.unit.no/https-/dok.unit.no/alma/analytics/veiledninger/ffb_stat…> Institusjonenes ansvar Den enkelte institusjon har selv ansvaret for å kvalitetssikre tallene som rapporteres. Det kan være behov for å justere de forhåndsutfylte tallene basert på kjennskap til egen virksomhet. Rapportene for bruk av databaser som bygger på Counter-tall (Sushi) oppdateres ikke i sanntid, og korrekte tall kan først forventes et godt stykke ut på nyåret. Tallene må derfor rapporteres manuelt, basert på rapportene i Alma Analytics, eller direkte fra leverandør. For felt 308_bruk av databaser_søk i bibliotekkatalogen i statistikken er det laget en rapport i Primo Analytics (Primo Back Office). Den finnes her i filkatalogen: Primo Community > Reports > BIBSYS Consortium > Reports > FFB_statistikk_revidert_2023 > 308_sok_i_bibliotekkatalogen. Trenger dere assistanse for å hente ut tallene fra 308-rapporten, eller har andre spørsmål til rapportene fra Sikt, kontakt brukerstøtte. Da gjenstår det bare å ønske dere alle en riktig god jul og et godt nytt år! 🎄 På vegne av bibliotektjenester i Sikt, Ann-Louise Skjager Seniorrådgiver, Divisjon forsknings- og kunnskapsressurser [cid:image001.png@01DB4FC6.DEF70090] Sikt – Kunnskapssektorens tjenesteleverandør www.sikt.no<http://www.sikt.no/>

1 0