- Bibliotekledere - lister.unit.no

Uttrekk av data til beregning av årlig avgift for 2020
by Audun Skorstad 07 Mar '19

07 Mar '19

Til Bibliotekledere og Alma-ansvarlige Uttrekk av data til beregning av årlig avgift for 2020 Fra og med 2019 består kostnadsfordelingsmodellen for årlig avgift til BIBSYS-konsortiet av tre deler. Minsteavgift, lisenskostnader og øvrige kostnader. Lisenskostnader dekker alle kostnader som inngår i kontrakten med Ex Libris for Alma, Primo (Oria) og premium sandbox. Parameterne som inngår i beregning av lisenskostnader er Alma-brukere, fysiske titler, elektroniske titler. Det vil bli gjort fire uttrekk i løpet av året, og lisenskostnadene kalkuleres basert på et gjennomsnitt av parameterverdiene som hentes ut av disse uttrekkene. For nærmere informasjon om kostnadsfordelingsmodellen, se vedlagt kopi av brev sendt deltakerinstitusjonene 01.11.2018. Det er nå tid for å gjøre årets første uttrekk av parameterverdier for å beregne lisenskostnadene for 2020. Under følger informasjon om uttrekket som gjøres. Alma-brukere Vi teller aktive brukere i Alma med ansattroller i biblioteket. Lønnede studentvakter skal medregnes, mens ulønnede praktikanter ikke regnes med. Rapporten som brukes til uttrekk av brukertall ligger i Alma Analytics under /shared/Community/Report/Consortia/BIBSYS/Kostnadsmodell/Brukere med roller til kostnadsmodell 2019. Fysiske titler Vi teller fysiske titler som har beholdning (physical titles with active holdings). Dette inkluderer også titler hvor alle eksemplarene er i process «Technical migration». Elektroniske titler Vi teller elektroniske titler med aktive portfolios. Dette inkluderer også aktiverte PDA-pakker. Rapporten som brukes til uttrekk av titler ligger i Alma Analytics under /shared/Community/Report/Consortia/BIBSYS/Kostnadsmodell/titler Dato for uttrekk og endringsfrist Vi henter ut tall fredag 15. mars. Frist for endringer i Alma som skal reflekteres i våre tall er torsdag 14. mars. Hva dere må gjøre før fristen * Slette brukere med ansattroller som ikke lenger trenger tilgang til Alma * Legge inn teksten «Praktikant» i feltet «Job Description» for ulønnede praktikanter som ikke skal regnes med * Ta kontakt med brukerstøtte<https://support.bibsys.no/> dersom noe er uklart Vennlig hilsen Audun Skorstad Seksjon for bibliotektjenester Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning

1 0

Sakspapirer til møte i Rådgivende gruppe 26. februar
by BIBSYS Brukerstøtte 21 Feb '19

21 Feb '19

Hei Sakspapirer til møte i Rådgivende gruppe 26. februar er publisert på Units nettsider. Referatet vil også bli lenket opp samme sted når det foreligger. https://www.unit.no/moter-sakspapirer-og-referat-radgivende-gruppe -- Vennlig hilsen Avdeling for forskningstjenester Seksjon for bibliotektjenester Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning M: (+47) 958 24 000

1 0

Beredskap hvis forhandlingene om fellesavtaler med forlagene ender med brudd
by BIBSYS Brukerstøtte 14 Des '18

14 Des '18

Til biblioteklederne, Unit, avdeling BIBSYS, er av Rådgivende gruppe i BIBSYS-konsortiet bedt om å utrede alternative muligheter for tilgang til artikler i tilfelle abonnement via fellesavtaler forsvinner. Tilgang kan forsvinne etter nyttår hvis forhandlinger om åpen tilgang strander. Se brev om strategi<https://www.ceres.no/tjenester/laat/aktuelle-saker/2018/stotteerklering-til…> fra Universitets- og høgskolerådet. Unit er spesielt bedt om å utarbeide veiledning for Open Access alternativer, og for tilgang via betalingstjenesten CCC Get It Now. Open Access alternativer kan delvis dreie seg om å få inn lenker i Oria til slike kilder, delvis om informasjon om mulige videresøk, ev. plugin i browser. Betalingstjenesten fra CCC Get It Now er en hybrid av abonnement og artikkelkjøp, der sluttbruker etter søk i Oria kan sende bestilling direkte til CCC Get It Now, og der artikkel sendes direkte tilbake til sluttbruker. Fakturering av biblioteket skjer periodevis. BIBSYS vil skaffe informasjon om hvordan det enkelte bibliotek kan gjøre avtale med CCC Get It Now, og hva som må gjøres for å aktivere pakker/titler i Alma. Inngangsavgiften er relativt liten. CCC Get It Now dekker et bredt spekter av utgivere, ikke bare utgivere det kan bli brudd med. Denne e-posten er ment som en foreløpig orientering. Vi kommer med konkret veiledning til dere om Open Access alternativer og betalingstjeneste CCC Get It Now innen midten av desember. Da vil vi også orientere om status på to andre spor vi følger i sakens anledning, forbedret funksjonalitet for artikkelfjernlån i Alma, og systemintegrering med Subito, Docline og andre artikkelleverandører. Vennlig hilsen Unit v/ Jone Thingbø Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning

1 1

[Varsling] Ustabilitet ved flere av våre tjenester
by bibdrift 26 Sep '18

26 Sep '18

Hei, Problemer hos vår skyleverandør fører til noe ustabilitet i flere av våre tjenester. Problemet skal nå være løst, men tjenestene kan fortsatt oppleves som ustabile. -- Vennlig hilsen BIBSYS Brukerstøtte Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning M: (+47) 958 24 000

1 0

NERS-stemming - Søkekilder i Oria
by Emmanuelle Dabin 26 Jun '18

26 Jun '18

Hei, Vi er nå i gang med NERS-stemming for nye søkekilder i PCI. Vi ønsker at hver enkelt institusjon stemmer på de søkekildene som dere mener er viktig. Dette gjøres ved hjelp av en egen spørreundersøkelse: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScqsr4XCIDVoZQPGC9pown9VoaXft2Lm_t… De norske kildene som er meldt inn står øverst på lista, men hver institusjon må selv ta stilling til hva de ønsker å stemme på (opptil 10 kilder). Spørreundersøkelsen er sendt til epostlistene oria(a)bibsys.no <mailto:oria@bibsys.no> , alma_ansvarlig(a)bibsys.no <mailto:alma_ansvarlig@bibsys.no> og bibliotekledere(a)bibsys.no <mailto:bibliotekledere@bibsys.no> . Det er kun mulig for en institusjon å svare på spørreundersøkelsen én gang. Sørg derfor for å bli enige om hvem som skal avgi stemme på vegne av institusjonen. Fristen for å sende inn svar er fredag 29. juni kl. 12:00. Spørreundersøkelsen inneholder kun tittel og ID på endringsforslagene. En oversikt over alle kildene inkludert beskrivelse ligger vedlagt. De norske kildene er markert med gult i regnearket. -- Vennlig hilsen Emmanuelle Dabin Tjenesteekspert Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan ICT Services for Education and Research

2 1

Ny databehandleravtale for tjenester fra Unit avdeling BIBSYS
by bibdrift＠bibsys.no 18 Jun '18

18 Jun '18

Til informasjon. Følgende epost er i dag sendt til institusjonenes firmapost-adresser for de det gjelder: Hei, Ny databehandleravtale for våre tjenester som dekker krav i ny personvernforordning (GDPR) bes signert. Avtalen kan signeres for alle våre tjenester under ett. Instruksjoner Databehandleravtalen lastes ned fra følgende katalog <https://studntnu-my.sharepoint.com/:f:/g/personal/storhaug_ntnu_no/ErNAdO1p e7tJt5WmoEUyiEwBs-83sVNIzpzOVW1ZqPyQWw?e=Sx8mC9> . Avtalen kan lastes ned med eller uten vedlegg for tjenestene. Vi ønsker at avtalen uten vedlegg returneres til oss (ref «Databehandleravtale.pdf»). Avtalen fylles ut på følgende punkt: * Forside: Institusjon og organisasjonsnummer * Side 6, punkt 17: Adresse for meddelelser * Side 7: Signatur * Vedlegg Avtalens inkluderte tjenester: Hvilke tjenester avtalen gjelder for. Merk at avhengigheter mellom tjenestene er beskrevet i vedlegget for den enkelte tjeneste. Vi ber om at avtalen signeres, scannes og sendes i retur til firmapost(a)bibsys.no <mailto:firmapost@bibsys.no> så snart som mulig. Vi ønsker avtalen returnert i dokumentformatet PDF. Spørsmål og henvendelser angående avtalen sendes til support(a)bibsys.no <mailto:support@bibsys.no> med ordet «databehandleravtale» inkludert i emnefeltet. Merknad for tjenestene Alma, Oria og Pensumlistesystem Som nevnt i tidligere kommunikasjon er Unit i forhandlinger med underleverandør Ex Libris angående betingelser for overføring av personopplysninger til land utenfor EU/EØS. Avtalen vi distribuerer i dag inneholder eksisterende betingelser. Hvis forhandlingsresultatet innebærer en endring i forhold til avtalen vi nå distribuerer, vil dette blir håndtert gjennom avtalens endringsmekanisme. I dette tilfellet innebærer det at endringen legges frem for godkjenning i styringsgruppene til nevnte produkt. Om avtalen Avtalen baserer seg på mal <https://www.uninett.no/gdpr> utviklet av «samarbeidsgruppen for arbeid med GDPR i UH-sektoren», bestående av representanter fra NTNU, UiO, UiB, UiS, UiT, Oslo MET, NMBU og Unit. Malen tilsvarer tidligere standardmal fra Datatilsynet, men er tilpasset for GDPR og UH-sektoren. Vår avtale er kvalitetssikret av jurist ved Unit og av Rådgivende gruppe for biblioteksystemkonsortiet. Viktige endringer i forhold til mal: a. Flere tjenester kan inngå i samme avtale. Definisjon av inkluderte tjenester og beskrivelse av tjenestene er skilt ut i vedlegg. Inkluderte tjenester kan endres uten å tre ut av avtalen. b. Alle endringer i tjenestene skal være informert. Vesentlige endringer i tjenestene skal godkjennes av behandlingsansvarlig. Hvis styringsgruppe er definert for tjenesten i tilhørende tjenesteavtale, så skal styringsgruppe godkjenne endring på vegne av behandlingsansvarlig. Se kapittel 2.3 i avtalen. Med vennlig hilsen, Unit avdeling BIBSYS

1 0

Informasjon om forberedelser til GDPR ved Unit avdeling BIBSYS
by bibdrift＠bibsys.no 31 Mai '18

31 Mai '18

Ref utsendt informasjon om forberedelser til GDPR ved Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning avdeling BIBSYS, datert 14.03.18. BIBSYS lovte i tidligere kommunikasjon å ha personvernerklæringer og databehandleravtaler for prioriterte tjenester på plass innen 25.mai. Vi kom ikke i mål på dato og beklager sen kommunikasjon angående dette. Følgende epost redegjør for status og nye datoer. Dato for ikrafttredelse av GDPR i Norge og EØS Det har vært allment kjent at GDPR ikke ville tre i kraft innen 25.mai på grunn av forsinkelser i EØS. I siste melding <https://www.regjeringen.no/no/tema/lov-og-rett/innsikt/ny-personopplysnings…> fra Regjeringen, datert 23.mai, informeres det om at dette nå tidligst vil skje i juli, dato ikke spesifisert. Det ryktes også at det kan forskyves til august/september. Vi legger til grunn 1.juli for vårt arbeid med personvernerklæringer og databehandleravtaler. Status for databehandleravtale mellom institusjonene og Unit avd BIBSYS Felles databehandleravtale for våre tjenester vil bli sendt ut til institusjonene for signering snarest mulig, og vil inneholde vedlegg som beskriver hver enkelt tjeneste. Vi inkluderer alle våre tjenester i avtalen, ikke et utvalg prioriterte tjenester som tidligere kommunisert. Avtalen baserer seg på en GDPR-mal utviklet av Samarbeidsgruppen for GDPR i UH-sekoren, under ledelse av Sekretariatet for informasjonssikkerhet (en del av Unit, tidligere Uninett). Malen er således forankret i sektoren med bidrag fra flere institusjoner. Våre tilpasninger i forhold til opprinnelig mal er vurdert av jurist i Sekretariatet for informasjonssikkerhet. Utkast til databehandleravtale er nå til gjennomsyn hos Rådgivende gruppe for biblioteksystemkonsortiet og til styringsgruppen for Bragekonsortiet, med kommentarfrist 6.juni. Avtaleteksten er så langt vurdert som tilfredstillende av UiB og NTNU, med enkelte kommentarer på tjenestebeskrivelsene. Siste frist for utsending av avtale til institusjonene: mandag 18.juni. Før databehandleravtalen mellom institusjonene og Unit avd BIBSYS legges ut for signering ønsker vi en viktig avklaring i forhold til egen avtale med Ex Libris, spesifikt angående lokasjon for databehandling. Se punkt 2) nedenfor. Status for databehandleravtale mellom Unit avd BIBSYS og Ex Libris 1) Som tidligere kommunisert har Ex Libris sendt epost om GDPR til enkelte institusjoner angående signering av GDPR-tillegg, hvor bakgrunnen er at disse institusjonene har en direkte avtale om tjenester levert fra Ex Libris. Eposten må da følges opp av respektive institusjoner. Institusjonene skal i alle tilfeller signere egen databehandleravtale med Unit avd BIBSYS for de tjenester som leveres fra Unit avd BIBSYS (og hvor Ex Libris er underleverandør). 2) En gjennomgang av Ex Libris sitt forslag til ny databehandleravtale samt dialog senest datert 23.mai, viser at Ex Libris ønsker endring i eksisterende vilkår angående lokasjon for databehandling samt prosess for godkjenning av endringer knyttet til underleverandørene. Vi har forelagt saken for Rådgivende gruppe for biblioteksystemkonsortiet den 25.mai, og har fått tilråding om å eskalere saken ovenfor Ex Libris for å forsvare etablerte premiss. Per dags dato gjelder derfor eksisterende databehandleravtale med Ex Libris, og vi vil signere ny avtale når forhandlingene er i mål. Trekker denne saken ut i tid vil vi sende ut vår databehandleravtale med etablerte forutsetninger for signering, og justere vilkårene i denne med en endringsmelding i etterkant. Vi overholder derfor frist 18.juni nevnt ovenfor. Status for personvernerklæringer Unit avd BIBSYS har utformet standard personvernerklæringer for alle våre tjenester. Vi vil som tidligere meldt legge disse på våre hjemmesider og lenke til disse fra tjenestene. Personvernerklæringene har en mangel i form av at de ikke unikt adresser hver enkelt behandlingsansvarlig og deres kontaktpunkt. Erklæringene er ellers formet etter en felles mal slik at beskrivelsene vil være noe stereotypiske, og teksten adresserer flere kategorier brukere samtidig. Dette anser vi som ting vi må leve med inntil videre. Personvernerklæringene legges ut til review for styringsgruppene for tjenestene, tilsvarende som for databehandleravtalen. På grunn av begrenset juridisk kapasitet hos styringsgruppene er det positivt om flere vil bidra med kvalitetssikring før vi publiserer. Det er viktig at review av "malen" gjennomføres av juridiske ressurser med kompetanse på personvern og GDPR, og at den konkrete tjenestebeskrivelsen ettergås av ressurser som kjenner tjenestene. Vi ber om at review legger vekt på følgende utadrettede tjenester: Oria, MOOC og Pensumlistesystemet. Dokumentene er åpnet for anonyme kommentarer; så vennligst tilkjennegi institusjon og navn først i kommentaren. Personvernerklæringene legges herved ut til kommentar med følgende lenker og kort kommentarfrist 6.juni. Tjeneste Dokumentlenke Alma <https://docs.google.com/document/d/1amJ35DHznfrTkoZCdVDlVwd__CfM_aSJuPtkWak…> https://docs.google.com/document/d/1amJ35DHznfrTkoZCdVDlVwd__CfM_aSJuPtkWak… Oria (prioritert) <https://docs.google.com/document/d/1E3sOeeLB7H8W8HP5STTHzKYwMW-Ig99xYoqeAfP…> https://docs.google.com/document/d/1E3sOeeLB7H8W8HP5STTHzKYwMW-Ig99xYoqeAfP… Pensumliste (prioritert) <https://docs.google.com/document/d/11L2Re_chPkxicS6Gucv2jMk8xYkHYCP9FGKkZJu…> https://docs.google.com/document/d/11L2Re_chPkxicS6Gucv2jMk8xYkHYCP9FGKkZJu… Felles autoritetsregister <https://docs.google.com/document/d/1KKAIm1E3uRT8H8MB3RAhBOtMW5akiB5tSoIhn9A…> https://docs.google.com/document/d/1KKAIm1E3uRT8H8MB3RAhBOtMW5akiB5tSoIhn9A… Brage <https://docs.google.com/document/d/1--s-3Qly80jvpF6yj953qcwjuQ_1my8rMYBxlQP…> https://docs.google.com/document/d/1--s-3Qly80jvpF6yj953qcwjuQ_1my8rMYBxlQP… DLR <https://docs.google.com/document/d/1vi7z2KJo9pCDHqvahIrBs61n3tewZAVOq8t-ST2…> https://docs.google.com/document/d/1vi7z2KJo9pCDHqvahIrBs61n3tewZAVOq8t-ST2… Bird <https://docs.google.com/document/d/1nS2wEuShMWZnJQ8jDJHE1l7pbl8g5b-2wU5VE0T…> https://docs.google.com/document/d/1nS2wEuShMWZnJQ8jDJHE1l7pbl8g5b-2wU5VE0T… OJS <https://docs.google.com/document/d/1MQtVe263XfL2YMHm9Q9WPQ_ffwOrfth9KM6OM9Q…> https://docs.google.com/document/d/1MQtVe263XfL2YMHm9Q9WPQ_ffwOrfth9KM6OM9Q… MOOC (prioritert) <https://docs.google.com/document/d/1NzWHRUisWE0npnV42fk0yrkSp2rAdJBq8S8UdwK…> https://docs.google.com/document/d/1NzWHRUisWE0npnV42fk0yrkSp2rAdJBq8S8UdwK… (Publiserte personvernerklæringer vil sannsylig få ny lenke etter gjennomført kommentarrunde) Tilbakemeldinger Vi gjentar for øvrig at spørsmål eller henvendelser angående GDPR ønskes via sakssystemet til Unit/BIBSYS brukerstøtte <mailto:support@bibsys.no> . Dette gjelder også henvendelser angående den registrerte. Vennlig hilsen Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning avd. BIBSYS

1 0

Fullstendig program Åpen dag om pensumlistesystemet Leganto og påmelding
by bibdrift＠bibsys.no 31 Mai '18

31 Mai '18

Hei Fullstendig program for Åpen dag om pensumlistesystemet Leganto er nå lagt ut <http://www.bibsys.no/apen-dag-om-leganto/> http://www.bibsys.no/apen-dag-om-leganto/ Ex Libris vil demonstrere systemet og fortelle om videre planer og utvikling. OsloMet og Høgskolen i Molde vil fortelle om sine erfaringer med systemet så langt. Unit, avd. BIBSYS, vil snakke om pensumlistekonsortiet og Units rolle. Tror du at et pensumlistesystem er noe for din institusjon og du vil vite mer er du velkommen til å delta. Seminaret finner sted ved Universitetet i Sørøst-Norge, Drammen 14. juni. Det er fortsatt noen ledige plasser og mulighet til å melde seg på. Siste frist for påmelding er torsdag 7. juni. Påmelding: <http://www.bibsys.no/apen-dag-om-leganto/> http://www.bibsys.no/apen-dag-om-leganto/ MVH Unit, avd. BIBSYS

1 0

Vårt nye navn er Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning
by bibdrift＠bibsys.no 16 Mai '18

16 Mai '18

Hei, Dere mottar denne e-posten fordi dere er en kontakt eller samarbeidspartner av Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan. Tjenesteorganet ble opprettet av Kunnskapsdepartementet 1. januar 2018, og er en sammenslåing av tidligere CERES, BIBSYS og deler av Uninett. Kunnskapsdepartementet har nå offentliggjort at navnet på tjenesteorganet blir Unit Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning. Unit har ansvar for nasjonal samordning og forvaltning av IKT i universitets- og høyskolesektoren, og leverer allerede et bredt spekter av tjenester til forskning og høyere utdanning. For mer informasjon, besøk våre nettsider www.unit.no <http://www.unit.no> . Vennlig hilsen Margit Wagnild Kommunikasjonrådgiver Unit Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning M: 0047 951 98 760

1 0

Invitasjon til deltakelse i arbeidsgruppen for Oria
by Margit Wagnild 14 Mai '18

14 Mai '18

Hei, Se vedlagte invitasjon til deltakelse i arbeidsgruppen for Oria. NB: Frist for innsending av forslag til kandidater er tirsdag 22. mai. Vennlig hilsen Unit Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning

1 0