- Bibliotekledere - lister.unit.no

Innlogging til BIBSYS Forum
by bibdrift 26 Jul '16

26 Jul '16

Hei, Vi minner om at innlogging til BIBSYS Forum nå går via Feide. Fortsatt god sommer. Hilsen BIBSYS Brukerstøtte *Fra:*Alma_ansvarlig [mailto:alma_ansvarlig-bounces@bibsys.no] *På vegne av* Bibdrift *Sendt:* 24. juni 2016 11:51 *Til:* Alma_ansvarlig(a)bibsys.no; bibliotekledere(a)bibsys.no *Emne:* [Alma_ansvarlig] Innlogging til BIBSYS Brukerstøtte Hei, BIBSYS har besluttet å erstatte den gamle innloggingen til http://support.bibsys.no/ med Feide. For å kunne logge på med Feide, må institusjoner med egen Feide-instans aktivere tjenesten «BIBSYS Støttetjenester» i sin Feide-portal. Institusjoner som bruker BIBSYS-feide trenger ikke å foreta seg noe. Vi vil gjøre endringen tidlig i neste uke. I løpet av sommeren vil også innlogging til BIBSYS Forum gå via Feide. Vennlig hilsen BIBSYS brukerstøtte ----------------------------------------------------- support(a)bibsys.no <mailto:support@bibsys.no> BIBSYS, Library Automation System http://www.bibsys.no <http://www.bibsys.no/>N-7491 Trondheim Tlf.: +47 958 24 000 Fax: +47 73 93 27 25

1 0

Biblioteksystemkonsortiet og Alma etter 6 mnd
by Frode Arntsen 01 Jul '16

01 Jul '16

Til Bibliotekledere i Biblioteksystemkonsortiet, Alma er en tøff prosess, for dere, deres ansatte og for BIBSYS. Å skifte til et nytt system med nye arbeidsprosesser og rutiner, ikke minst å forholde seg til en ny arbeidsflate er krevende. Når løsningen samtidig ikke er 100% på plass med all ønsket funksjonalitet, for eksempel rundt fjernlån, har jeg stor forståelse for at dere har hatt og har en krevende hverdag. Det faktiske systemskiftet ved årsskiftet gikk i det store og hele som planlagt. Tiden etterpå har nok vært noe mer krevende enn mange av oss forventet. Selv må jeg innrømme at jeg på dette tidspunktet sist år forventet at vi hadde kommet lenger med å ”ferdigstille” Alma-implementeringen når vi kom til sommeren 2016 enn hva vi faktisk har maktet. Dette skyldes mange ting, som i noe grad handler om Ex Libris’ kontinuerlige utvikling av Alma (Husk at Alma er et relativt ungt produkt som er i kontinuerlig utvikling, der det fortløpende lanseres ny funksjonalitet). Delvis skyldes det at måten BIBSYS må jobbe sammen med Ex Libris rundt sammenslåing av biblioteker ifm fusjoner er langt mer arbeidskrevende enn hva vi forutså (Ex Libris har ikke gjort dette tidligere) og delvis handler det om at vi har et svært høyt antall henvendelser til vår brukerstøtte. Når det gjelder support/brukerstøtte krever dette langt mer ressurser fra en allerede hardt presset organisasjon enn forutsett. I kombinasjon med oppfølging av løpende saker ift Ex Libris er konsekvensen av dette at BIBSYS ikke klarer å svare på og løse alle henvendelser så raskt som vi ønsker. Det er heller ikke slik at vi kan leie inn eksterne for å avhjelpe situasjonen, da det kreves omfattende kompetanse for å løse problemene. Jeg har i egen henvendelse til lederne ved de største bibliotekene bedt de vurdere hvorvidt de har ansatte som kan bistå BIBSYS ift å håndtere brukerstøttehenvendelser i en overgangsperiode. Dette er under utredning og vil muligens avhjelpe situasjonen etter sommeren. Summen av årlige avgifter til BIBSYS har vært uendret siden 2012, selv om enkelte av institusjonene har opplevd endringer så har totalsummen som overføres til BIBSYS ikke endret seg. De som deltok i portalkonsortiet har ikke betalt for dette etter 2013, da Oria ble introdusert for hele konsortiet. Konsekvensen av bortfall av portalkonsortiet og det at avgiften til Biblioteksystemkonsortiet ikke er regulert for lønns- og prisstigning i perioden er at BIBSYS har en ”mindreoverføring” på ca 16 millioner kroner i perioden – dvs det er en besparelse for konsortiemedlemmene på 16 millioner kroner siden 2012. Samtidig vil BIBSYS når vi ser slutten av 2016 ha betalt ca 35 millioner kroner til Ex Libris for Primo (Oria) og Alma. En stor del av dette er oppstartskostnader for Alma. Summen av dette er at BIBSYS som organisasjon har langt mindre frie ressurser som kan finansiere vår virksomhet og den støtten og hjelpen vi er innstilt på å gi dere som deltagere i konsortiet enn hva vi tidligere har hatt. Videre utover i 2016 vil vi vurdere hvordan vi best mulig kan yte den støtte og hjelp dere trenger samtidig som vi ivaretar videre utvikling av relasjonen til Ex Libris for Alma og Primo og ikke minst sørger for at integrasjoner og tilpasninger fungerer optimalt. På nåværende tidspunkt vil jeg meddele at dere nok vil måtte forvente at avgiften for 2017 vil bli justert for lønns- og prisstigning slik denne anslås i statsbudsjettet for 2017. Dere er muligens også kjent med at Rådgivende Gruppe (RG) har et pågående arbeid for å se på konsortiets fremtidige virksomhet/samarbeidsmodell. Dette arbeidet nærmer seg ferdigstillelse fra arbeidsutvalget og vil deretter behandles av RG før det forelegges BIBSYS. Til slutt vil jeg be dere alle om å vurdere nøye om en henvendelse til brukerstøtte er nødvendig – har dere sjekket nettsider med informasjon/O-S-S (Ofte stilte spørsmål) før dere sender henvendelsen? Det vil avhjelpe om dere er tydelig på om en henvendelse er hastesak eller kan ligge ”på vent” slik at vi best mulig kan løs de viktigste sakene som kommer inn. Jeg vil samtidig benytte anledningen til å ønske dere alle en god sommer og vel fortjent ferie – vel blåst og takk for innsatsen i forbindelse med overgangen til Alma! Med vennlig hilsen Frode Arntsen Direktør BIBSYS 91897502

1 0

Innlogging til BIBSYS Brukerstøtte
by Bibdrift 24 Jun '16

24 Jun '16

Hei, BIBSYS har besluttet å erstatte den gamle innloggingen til http://support.bibsys.no/ med Feide. For å kunne logge på med Feide, må institusjoner med egen Feide-instans aktivere tjenesten «BIBSYS Støttetjenester» i sin Feide-portal. Institusjoner som bruker BIBSYS-feide trenger ikke å foreta seg noe. Vi vil gjøre endringen tidlig i neste uke. I løpet av sommeren vil også innlogging til BIBSYS Forum gå via Feide. Vennlig hilsen BIBSYS brukerstøtte ----------------------------------------------------- support(a)bibsys.no <mailto:support@bibsys.no> BIBSYS, Library Automation System <http://www.bibsys.no/> http://www.bibsys.no N-7491 Trondheim Tlf.: +47 958 24 000 Fax: +47 73 93 27 25

1 0

Re: [Bibliotekledere] [Alma_ansvarlig] Slette kobling mellom låntaker og fjernlånsbestillinger
by Asbjørn Risan 22 Jun '16

22 Jun '16

Hei Viser til e-post (se under) som ble sendt ut til Alma-ansvarlige 17. juni om sletting av kobling mellom låntaker og fjernlånsbestillinger. Vi har oppdatert personvernerklæringen til å reflektere at informasjon om låne- og bestillingshistorikk kan bli lagret i en begrenset periode av administrative hensyn. http://www.bibsys.no/produkter-tjenester/produkter/soketjenesten-oria/perso… Engelsk versjon: http://www.bibsys.no/privacy-policy/ Vi har lagt ut personvernerklæringen i den generelle instansen av Oria, men det er opp til hver enkelt institusjon å velge om de vil bruke den personvernerklæringen BIBSYS har utarbeidet eller om dere vil utvikle deres egen. Vi anbefaler sterkt å legge ut en personvernerklæring i Oria og BIBSYS vil kunne bistå med dette ved behov. Da BIBSYS av og til får henvendelser som relaterer seg til dette vil vi gjerne ha tilbakemelding på om institusjonen tar i bruk personvernerklæringen fra BIBSYS, utvikler sin egen eller ikke legger ut en personvernerklæring. Dette meldes inn til BIBSYS Brukerstøtte (support(a)bibsys.no) MVH BIBSYS Den 17.06.2016 09:25, skrev bibdrift: > > Behandling av personopplysninger i Alma er omfattet av > Personopplysningsloven (POL) og reguleres av databehandleravtalen. > BIBSYS er definert som databehandler, mens institusjonene er > behandlingsansvarlig. Lovverket tillater at historikken lagres i > begrenset tid, men ikke "lenger enn det som er nødvendig for å > gjennomføre formålet med behandlingen" (POL § 28). Det er > behandlingsansvarlig som må ta en selvstendig vurdering på hvor lenge > det er nødvendig å oppbevare lånehistorikk med kobling til låntaker. > > I Alma er det jobber som kan kjøres daglig eller ukentlig for å > gjennomføre anonymisering på historikk av vanlig lån, fjernlån og > erstatningskrav. Vi er gjort oppmerksom på at anonymiseringsjobben for > fjernlån har vært deaktivert over en tid, og dette har medført at > informasjon om sluttbruker og bestilling ikke har blitt slettet. Denne > jobben heter "Anonymize resource sharing requests", og den sletter > kobling mellom sluttbruker og bestilling for inaktive > fjernlånsbestillinger. Det er viktig at denne jobben er påslått for å > ivareta Databehandleravtalen og POL. BIBSYS vil nå aktivere denne > jobben for alle institusjoner, og setter opp at den skal kjøres > ukentlig. Etter denne aktiveringen vil alle tre anonymiseringsjobbene > være aktiv. Å kjøre anonymiseringsjobben én gang i uka mener vi er > innenfor regelverket, ettersom vi trenger låntakerinformasjonen for > avviste bestillinger for videre ekspedering. > > Merk: Når fjernlånsbestillinger anonymiseres så anonymiseres også > bestillinger med status /Rejected by partner/, dette er omtalt i FAQ > for Alma under fjernlån. I de fleste tilfeller vil en her ønske å > bevare kobling til låntaker for å kunne bestille fra en annen partner. > Anonymiseringsjobben vil kjøres hver søndag, så det er viktig at det > ikke ligger igjen avviste /borrowing requests/ som ikke er videresendt > på fredag ettermiddag. Skulle man likevel på mandag oppdage at > låntaker har blitt slettet på en bestilling man ikke rakk å ekspedere > videre, kan man ta ut rapport fra Alma Analytics som vil kunne gi > informasjon om låntaker. BIBSYS vil komme med veiledning for hvordan > man tar ut en slik rapport. > -- > Vennlig hilsen BIBSYS > > ----------------------------------------------------- > bibdrift(a)bibsys.no BIBSYS, Library Automation System > http://www.bibsys.no N-7491 Trondheim > Tlf.: +47 958 24 000 Fax: +47 73 59 68 48 > > > _______________________________________________ > Alma_ansvarlig mailing list > Alma_ansvarlig(a)bibsys.no > http://epostlister.bibsys.no/mailman/listinfo/alma_ansvarlig

1 0

Kartlegging biblioteksystemkonsortiet - svarfrist 20. mai
by Håvard Kolle Riis 20 Mai '16

20 Mai '16

Rådgivende gruppe for biblioteksystemkonsortiet har nedsatt et arbeidsutvalg som skal utarbeide et forslag til ny organisering av biblioteksystemkonsortiets virksomhet. I den forbindelse gjennomføres det en kartlegging som skal danne grunnlag for anbefalingene. Vi ber om at hvert bibliotek/institusjon i konsortiet sender inn ett svar på undersøkelsen under, og at svaret er forankret hos bibliotekleder. Frist for å gi svar er 20. mai. https://nettskjema.uio.no/answer/72408.html Forslaget skal belyse følgende temaer: * Beskrive hvordan Biblioteksystemkonsortiet og virksomheten er organisert i dag. * Beskrive BIBSYS sin organisasjon, kompetanse og tjenester inklusive kostnader knyttet til disse. * Kartlegge behov, ressurser og kompetanse blant konsortiets deltakere. Her er det viktig å se på ulike institusjoner, og kartlegge både felles og særskilte behov. Dette med henblikk på å identifisere hvilke tjenester som best kan forvaltes av BIBSYS og hvilke tjenester og oppgaver som bør forvaltes av institusjonene selv. * Anbefale hvilke tjenester som bør legges til BIBSYS og hvilke tjenester som skal håndteres av deltakerne i konsortiet, herunder roller og ansvar. * Anbefale arbeidsdeling mellom BIBSYS og institusjonene * Anbefale ulike fora for samarbeid * Anbefale kostnadsdekning for de ulike tjenestene fra deltagerinstitusjonene. * Anbefale en styringsstruktur for Biblioteksystemkonsortiet * Vurdere om forslaget krever endring i retningslinjer for Biblioteksystemkonsortiet og eventuelt foreslå slike. Takk for at dere svarer på undersøkelsen! Det vil gi oss viktig informasjon og data for videre arbeid og anbefalinger. Vennlig hilsen Håvard Kolle Riis, UiO Hilde Trygstad, VID Karin Rydving, UiB Jone Thingbø, BIBSYS

1 1

Re: [Bibliotekledere] [Raadgivendegruppebib] Kartlegging biblioteksystemkonsortiet - svarfrist 20. mai
by Håvard Kolle Riis 10 Mai '16

10 Mai '16

Hei, Flere har etterspurt en oversikt over alle spørsmålene. Ligger vedlagt. Mvh. Håvard Kolle Riis From: Raadgivendegruppebib <raadgivendegruppebib-bounces(a)bibsys.no<mailto:raadgivendegruppebib-bounces@bibsys.no>> on behalf of Håvard Kolle Riis <h.k.riis(a)ub.uio.no<mailto:h.k.riis@ub.uio.no>> Date: mandag 9. mai 2016 11.40 To: "alma_ansvarlig(a)bibsys.no<mailto:alma_ansvarlig@bibsys.no>" <alma_ansvarlig(a)bibsys.no<mailto:alma_ansvarlig@bibsys.no>>, "bibliotekledere(a)bibsys.no<mailto:bibliotekledere@bibsys.no>" <bibliotekledere(a)bibsys.no<mailto:bibliotekledere@bibsys.no>> Cc: "raadgivendegruppebib(a)bibsys.no<mailto:raadgivendegruppebib@bibsys.no>" <raadgivendegruppebib(a)bibsys.no<mailto:raadgivendegruppebib@bibsys.no>> Subject: [Raadgivendegruppebib] Kartlegging biblioteksystemkonsortiet - svarfrist 20. mai Rådgivende gruppe for biblioteksystemkonsortiet har nedsatt et arbeidsutvalg som skal utarbeide et forslag til ny organisering av biblioteksystemkonsortiets virksomhet. I den forbindelse gjennomføres det en kartlegging som skal danne grunnlag for anbefalingene. Vi ber om at hvert bibliotek/institusjon i konsortiet sender inn ett svar på undersøkelsen under, og at svaret er forankret hos bibliotekleder. Frist for å gi svar er 20. mai. https://nettskjema.uio.no/answer/72408.html Forslaget skal belyse følgende temaer: * Beskrive hvordan Biblioteksystemkonsortiet og virksomheten er organisert i dag. * Beskrive BIBSYS sin organisasjon, kompetanse og tjenester inklusive kostnader knyttet til disse. * Kartlegge behov, ressurser og kompetanse blant konsortiets deltakere. Her er det viktig å se på ulike institusjoner, og kartlegge både felles og særskilte behov. Dette med henblikk på å identifisere hvilke tjenester som best kan forvaltes av BIBSYS og hvilke tjenester og oppgaver som bør forvaltes av institusjonene selv. * Anbefale hvilke tjenester som bør legges til BIBSYS og hvilke tjenester som skal håndteres av deltakerne i konsortiet, herunder roller og ansvar. * Anbefale arbeidsdeling mellom BIBSYS og institusjonene * Anbefale ulike fora for samarbeid * Anbefale kostnadsdekning for de ulike tjenestene fra deltagerinstitusjonene. * Anbefale en styringsstruktur for Biblioteksystemkonsortiet * Vurdere om forslaget krever endring i retningslinjer for Biblioteksystemkonsortiet og eventuelt foreslå slike. Takk for at dere svarer på undersøkelsen! Det vil gi oss viktig informasjon og data for videre arbeid og anbefalinger. Vennlig hilsen Håvard Kolle Riis, UiO Hilde Trygstad, VID Karin Rydving, UiB Jone Thingbø, BIBSYS

1 0

IGeLU - Annual Conference i Trondheim 5-7 sep 2016
by Frode Arntsen 25 Apr '16

25 Apr '16

Hei alle, Årets brukermøte/annual conference i International Group of Ex Libris Users (IGeLU)<http://igelu.org> arrangeres i Trondheim 5-7 september 2016. I tillegg gjennomføres det også Developers Day den 8 sep 2016 i Trondheim. For mer informasjon om konferansen og hvordan melde seg på – se her<http://igelu2016.bibsys.no>. Norske deltagere, uavhengig av om din institusjon er medlem i IGeLU eller ikke, betaler medlemspris på årets konferanse. For mer informasjon om hvordan å presentere aktuelle tema relatert til Ex Libris eller ProQuest på konferansen – se her (frist for innmelding 1 mai 2016 – vil sannsynligvis bli forlenget)<http://igelu.org/conferences/2016-trondheim/call_for_presentations>. Med vennlig hilsen BIBSYS

1 0

FFB-statistikken - felt 260 og 006
by Asbjørn Risan 24 Mar '16

24 Mar '16

Hei En oppdatering på FFB-statistikken. Felt 260 hadde falt ut av statistikken fra det forrige biblioteksystemet. Det vil ikke bli prioritert å hente dette ut fra blåskjermen. Felt 006 Antall aktive lånere kan vi ikke hente ut noe riktig tall på fra Alma. Dette fordi det ikke er noen indikasjon på at brukeren var aktiv i 2015 hvis vedkommende har vært aktiv i 2016. Hvis vi tar med brukere som har vært aktive fra og med 1.1 2015 så vil vi også få med brukere som gjorde sin første handling i 2016. Vi vil informere NB om at tallene for felt 260 og 006 vil være mangelfulle eller ikke rapporterbare. Med ønske om en god påske. Asbjørn Risan Tjenesteansvarlig BIBSYS

1 0

Opptak og presentasjoner fra BIBSYS-Konferansen 2016
by bibdrift 21 Mar '16

21 Mar '16

Hei Presentasjoner og opptak fra BIBSYS-Konferansen er nå tilgjengelig på konferansens nettsider <http://www.bibsyskonferansen.no/opptak-og-presentasjoner-fra-konferansen/>. Noen presentasjoner mangler. Disse vil bli lagt ut så raskt som praktisk mulig. Minner om at vi setter pris på at de som deltok på konferansen fyller ut tilbakemeldingsskjemaet som er sendt ut på epost. Med ønske om en riktig god påske! -- Vennlig hilsen BIBSYS ----------------------------------------------------- bibdrift(a)bibsys.no BIBSYS, Library Automation System http://www.bibsys.no N-7491 Trondheim Tlf.: +47 958 24 000 Fax: +47 73 59 68 48

1 0

Ny frist for rapportering av FFB-statistikken
by Asbjørn Risan 16 Mar '16

16 Mar '16

Hei Nasjonalbiblioteket har, etter forespørsel fra BIBSYS, utvidet rapporteringsfristen for innlevering av FFB-statistikken til fredag 18. mars. Skjemaene skal være åpne slik at man kan oppdatere tallene basert på de siste endringene vi har gjort i statistikken. Asbjørn Risan Tjenesteansvarlig BIBSYS Tlf: 918 97 938

1 0